5 Powodów, Dlaczego Gmail Jest Najlepszą Skrzynką Mailingową

Czas czytania artykułu ok. 4 min 20 sek.

Od wielu lat Gmail jest jedną z najpopularniejszych skrzynek mailingowych na świecie. Swoją popularność zyskał również w Polsce. Według badania opublikowanego przez Wirtualnemedia (badanie Gemius/PBI), w marcu 2020 r. ponad 40% użytkowników Internetu w Polsce korzysta właśnie Gmail. Stanowią oni aż 11,5 mln użytkowników! Dlaczego tak wiele osób korzysta z Gmaila?

Brak spamu i bezpieczeństwo danych.

Jeśli ktoś chociaż przez chwilę zaczął korzystać z Gmaila, to na pewno zauważył, że posiada on jeden z najlepszych filtrów antyspamowych na rynku. Użytkownicy w większości skrzynek mailingowych codziennie zmagają się uciążliwymi mailami, które zaśmiecają skrzynkę. Zazwyczaj ilość tych wiadomości jest tak przytłaczająca i zniechęca do codziennego korzystania ze skrzynki mailingowej. W Gmailu nie ma tego problemu.

Dodatkowo nie tylko świetnie radzi sobie ze spamem, ale również dba o bezpieczeństwo danych swoich użytkowników.

• Gmail posiada oddzielny dział bezpieczeństwa, który pracuje 24 godziny na dobę. Jest to zespół najlepszych inżynierów i specjalistów do spraw bezpieczeństwa. Koszty utrzymania takiego poziomu na prywatnym serwerze jest kilkakrotnie wyższy. 
• 2 miliardy użytkowników korzysta z Gmaila na całym świecie. Z tego względu ma dostęp do ogromnej ilości danych, a dzięki temu o wiele szybciej wykrywa potencjalne ataki na konta mailingowe oraz kampanie spamowe. 
• Na bieżąco informuje swoich użytkowników o potencjalnych zagrożeniach w postaci wyskakujących powiadomień w e-mailu. 

Mogą one komunikować o: 

– podejrzanych wiadomościach,
– użyciu innego niż zazwyczaj maila przez znanego nadawcę,
– możliwości podszywania się pod innego nadawcę w celu pozyskania ważnych danych,
– próbach obejścia systemów antywirusowych poprzez szyfrowane załączniki,
– “awariach” skanera antywirusowego dla załączników,
– wysokie prawdopodobieństwo spamu, nawet jeśli wiadomość została dodana do inboksa przez reguły sortowania.

• Istnieje możliwość dwupoziomowego zabezpieczenia konta poprzez SMS, kody zapasowe, tokeny typy U2F oraz potwierdzenie przy pomocy telefonu. 
• Użytkownicy mogą również zastosować tzw. “Tryb poufny” dzięki, któremu można ustawić datę wygaśnięcia wysłanych wiadomości. Dodatkowo możemy wymagać dodatkowego uwierzytelnienia dzięki wygenerowaniu kodu z wiadomości SMS, bez którego odbiorca nie będzie w stanie otworzyć otrzymanej wiadomości.

• W panelu administracyjnym możemy zarządzać wszystkimi ustawieniami, które wpływają na bezpieczeństwo konta.

Dostęp do dysku oraz dodatkowych aplikacji.

Niewątpliwym atutem Gmail jest na pewno dostęp do szeregu dodatkowych programów oraz do dysku, który już w na wstępnie oferuje 30GB miejsca, a w pakiecie business zyskujemy nieograniczone miejsce (przy co najmniej 5 licencjach). To sprawia, że można przenieść wszystkie swoje dane do wirtualnego świata, dzięki technologii chmurowej. To sprawiło, że Gmail jest jednym z najsilniejszych graczy na rynku światowym.

Przykładowe aplikacje, które są zintegrowane z Gmailem:

• Dokumenty Google – do edytowania tekstu.
• Arkusze Google – do przeprowadzania obliczeń, dzięki arkuszom kalkulacyjnym.
• Prezentacje Google – prosty kreator do tworzenia prezentacji.
• Formularze Google – elastyczna aplikacja do przeprowadzenia ankiet.
• Kalendarz Google – rozbudowany kalendarz.
• Google Czat – aplikacja do skutecznego komunikowania się ze współpracownikami.
• Google Meet – do organizowania wideokonferencji. 
• Google Keep – do szybkiego tworzenia notatek
• … i wiele, wiele więcej.

Wszystkie powyżej wymienione aplikacje znacznie ułatwiają pracę nie tylko pojedynczym osobom, ale również są skutecznymi narzędziami do pracy zespołowej.

Prosty i przejrzysty interfejs.

Pomimo licznych funkcjonalności Gmail jest bardzo prosty i przyjemny w obsłudze. Użytkownicy już po kilku pierwszych minutach są w stanie sprawnie poruszać się po nowym narzędziu. Posiada minimalistyczny design, jednak jego wygląd można zmienić według swoich preferencji. Użytkownik ma wpływ m.in. na układ, motyw, typ skrzynki, układ okienek odczytu, rodzaj etykiet.

Ułatwia porządkowanie wiadomości.

Bardzo ważną zaletą Gmaila są funkcjonalności, które pozwalają nam sprawnie uporządkować skrzynkę mailingową. Można to zrobić za pomocą:

• Etykiet – działają podobnie jak foldery. Można do nich przypisywać konkretnego typu wiadomości.

• Filtrów – pomagają np. automatycznie przydzielać maile do konkretnych etykiet, odpowiadać na wiadomości od konkretnych nabywców lub na takie, które zawierają odpowiednie słowo kluczowe, oznaczać na żółto wybrane maile.

• Dodatkowe oznaczenia – służą do wyróżniania konkretnych mailów.

• Wskaźniki poziomu osobistego – pozwalają szybko określić, które wiadomości są priorytetowe. Jest to szczególne przydatna funkcja, jak jesteśmy podpięci pod kilka skrzynek mailingowych.

Najważniejsze funkcjonalności Gmaila.

Oczywiście posiada on wiele przydatnych opcji i funkcji, które pomagają w codziennej pracy na skrzynce mailingowej:

• Na pewno warto założyć własny adres e-mail w domenie @twojafirma, ustawić stopkę mailową oraz wgrać własne zdjęcie.

• Całą swoją pracę możesz przyspieszyć, stosując gotowe szablony maili na najczęściej zadawane pytania.

• Już nie musisz ciągle przełączać się pomiędzy swoimi skrzynkami mailowymi. Możesz je podpiąć pod główne konto i segregować wiadomości za pomocą filtrów i etykiet.

• Jeśli masz urlop, to warto ustawić sobie automatyczną wiadomość, która będzie wysyłana podczas Twojej nieobecności na przychodzące maile. 

• W niektórych sytuacjach warto również skorzystać z opcji z planowania terminu wysyłki wiadomości. Dzięki temu możesz z wyprzedzeniem napisać odpowiedzi na maile i mieć pewność, że dotrą do odbiorcy dopiero kiedy będziesz tego chciał/a.

Oczywiście to są najważniejsze zalety korzystania z Gmaila. Jest to bardzo rozbudowana skrzynka mailowa, która posiada znacznie więcej funkcjonalności. Jeśli jesteś zainteresowany jakimiś konkretnymi zagadnieniami na temat Gmaila, to napisz w komentarzu. Chętnie na nie odpowiemy lub napiszemy na ten temat artykuł 🙂

PS. Gmail w podstawowej wersji dla użytkowników prywatnych jest oczywiście bezpłatny, ale część wyżej opisanych opcji jest dostępna dopiero po nabyciu pakietu G Suite. Szczegółowe zestawienie można zobaczyć TUTAJ.