14 Najważniejszych Funkcji Kalendarza Google

Dlaczego warto korzystać z Kalendarza Google?

Prowadzenie tradycyjnych kalendarzy w dzisiejszych czasach jest niestety bardzo nieefektywne. Dlatego większość przedsiębiorców decyduje się wprowadzić do swojej firmy elektroniczny kalendarz. Większość z nas prawdopodobnie miała okazję korzystać z Kalendarza Google, jednak niewiele osób zdaje sobie sprawę ze wszystkich funkcjonalności, jakie oferuje to narzędzie. 

Kalendarz Google nie tylko pozwala nam na szybkie tworzenie wydarzeń oraz sprawne zarządzanie utworzonymi kalendarzami. To bardzo rozbudowana aplikacja, która pomoże nam m.in. zaplanować cykliczne spotkania, szybko zaprosić osoby, które mają uczestniczyć w wydarzeniu, udostępniać wybranym użytkownikom nasz kalendarz, aby wybrać dogodny termin spotkania oraz ustawić przypomnienia, aby nie zapomnieć o żadnym ze spotkań.

Dodatkowo Kalendarz Google posiada zestaw funkcji, które są niezwykle przydatne w firmach. Tworząc wydarzenie można automatycznie utworzyć spotkanie wideo za pomocą Google Meet lub transmisję na żywo. Każdy użytkownik może wprowadzić, w jakich godzinach jest w pracy oraz kiedy przebywa w biurze, a kiedy poza nim, co bardzo ułatwia komunikację w organizacji. Za pośrednictwem Kalendarza Google można również zarezerwować salę w budynku oraz wskazać bloki czasowe, w których mogą się z Tobą umówić członkowie Twojego zespołu lub pracownicy. Oczywiście cały Kalendarz jest ściśle zintegrowany ze wszystkim aplikacjami G Suite, co znacznie ułatwia codzienną pracę.

2. Termin spotkania w Kalendarzu Google.

Oczywiście, jak w większości kalendarzy na początku należy wpisać nazwę spotkania, a następnie wybrać datę oraz godzinę. Mamy również wpływ na wybór strefy czasowej, co może być przydatne w niektórych przedsiębiorstwach. 

Dzięki dodatkowym funkcjonalnościom można ustawić wydarzenie na cały dzień lub skorzystać z opcji cyklicznych spotkań. Bardzo przydatna jest w szczególności ta druga opcja. Dzięki temu nie trzeba wielokrotnie wprowadzać spotkań, które odbywają się w regularnych odstępach czasu. Wydarzenia mogą się powtarzać codziennie, w dni pracujące, co miesiąc/rok lub można skorzystać z opcji niestandardowych.

3. Zapraszanie gości w Kalendarzu Google.

Do każdego wydarzenia możesz zaprosić osoby, które będą w nich uczestniczyły. Wystarczy wpisać ich adres mailowy lub nazwę użytkownika. Mogą być one z Twojej organizacji lub poza niej. Pamiętaj, żeby sprawdzić uprawnienia, jakie dajesz tej osobie. To Ty decydujesz czy będzie mogła ona modyfikować wydarzenie, zapraszać inne osoby lub przejrzeć listę gości. 

Jeśli jeszcze nie wybraliście daty lub godziny spotkania, bardzo przydatną opcją jest “Znajdź termin”. Po kliknięciu widzisz w jednym oknie swój kalendarz oraz kalendarz zaproszonej osoby. Dzięki temu sprawniej znajdziesz termin, który będzie Wam odpowiadał. Dodatkowo możesz skorzystać z opcji „Sugerowane godziny„. W ten sposób system podpowie, która godzina będzie najlepsza.

Po utworzeniu wydarzenia wybrani użytkownicy otrzymają maila z zaproszeniem na spotkanie. Będą mogli oni je potwierdzić, odrzucić, wstępnie zatwierdzić spotkanie lub zaproponować inny termin. Dodatkowo mogą oni dodać notatkę odnośnie wydarzenia. Po wybraniu którejś z tych opcji dostaniesz powiadomienie o ich decyzji. Jeśli zatwierdzą spotkanie i posiadają dostęp do Kalendarza Google lub MS Office, to wydarzenie zostanie tam automatycznie dodane.

Do udziału w wydarzeniu możesz zaprosić maksymalnie 200 osób. Jeśli chcesz zaprosić więcej osób, możesz to zrobić za pomocą Grup dyskusyjnych Google. Wtedy liczba zaproszonych osób może wynosić 100 000.

Spotkania online.

Kalendarz Google pozwala na szybkie zorganizowanie spotkania online. Jest to możliwe dzięki ścisłej integracji z Google Meet. Po kliknięciu “Dodaj rozmowę wideo w Google Meet”, automatycznie utworzy się pokój, w którym będzie można odbyć rozmowę w wyznaczonym terminie. W tym samym miejscu można również zorganizować transmisję na żywo.

Można do niego dołączyć, klikając w wydarzenie, wchodząc na stronę Google Meet lub za pośrednictwem maila, które było potwierdzeniem jego utworzenia lub przyjęcia zaproszenia udziału w spotkaniu.

Bezpośrednie wysyłanie maili do członków wydarzenia.

Kalendarz Google pozwala również na szybkie wysłanie informacji do wszystkich osób, które zostały zaproszone na wydarzenie. Nie musisz wychodzić do skrzynki mailingowej i ręcznie dodawać adresy mailingowe. Wystarczy kliknąć “Wyślij e-mail do gości”. 

7. Dodatkowe formy organizowanych wydarzeń.

Powyżej zostało opisane tworzenie tradycyjnego wydarzenia w Kalendarzu Google. To właśnie z tego typu będziesz korzystał prawdopodobnie najczęściej. Warto jednak wspomnieć o dwóch dodatkowych rodzajach spotkań, które możesz utworzyć. Są to wydarzenia “Poza biurem” i “Terminy spotkań”

Ustawienia Kalendarza Google.

Kalendarz Google można ustawić według własnych potrzeb, wykorzystując ogólne ustawienia, do których mają dostęp wszyscy użytkownicy oraz za pomocą panelu administracyjnego, z którego mogą skorzystać tylko w osoby, które mają odpowiednie uprawnienie do korzystania z zaawansowanych opcji w G Suite.

Ogólne ustawienia Kalendarza Google.

Możemy tutaj ustawić m.in. język, kraj, strefę czasową oraz formaty dat i godzin. W tym miejscu wybieramy domyślne opcje przy tworzeniu wydarzeń oraz wygląd widoku Kalendarza Google. To tutaj można zdecydować, czy mają zostać dodane automatycznie wydarzenia z Gmaila do Kalendarza Google.

W ustawieniach warto ustawić dni oraz godziny, kiedy jesteśmy w pracy, aby inni wiedzieli, kiedy mogą zaprosić Cię na spotkania. Jeśli osoba zaprosi Cię poza godzinami Twojej pracy, zobaczy odpowiedni komunikat. Jeśli Twoja firma posiada kilka lokalizacji, to możesz zaznaczyć, w której z nich aktualnie pracujesz.

Dodawanie oraz subskrybowanie kalendarzy.

Jeśli chcesz mieć stały wgląd do kalendarza członków swojego zespołu lub np. klienta to możesz zasubskrybować ich kalendarze wpisując ich adres mailowy. W ustawieniach możesz również dodać nowy kalendarz, w którym możesz dodawać innego typu wydarzenia. Wystarczy nadać mu tylko odpowiednią nazwę i kliknąć “Utwórz kalendarz”. Można również wkleić adres URL kalendarza z zewnętrznej platformy

Kalendarz Google umożliwia nam wgląd do gotowych kalendarzy, które będą nas informowały o świętach religijnych lub takich, które obowiązują w danym kraju. Można również subskrybować kalendarze sportowe lub obserwować fazy księżyca.

Ustawienia kalendarzy.

W tym miejscu możemy zarządzać każdym z kalendarzy z osobna. Ilość dostępnych w nich opcji może być różna w zależności od naszych uprawnień. Po kliknięciu określonego kalendarza możemy zmienić jego nazwę, opis oraz strefę czasową. Tutaj można również dokonać eksportu wybranego kalendarza.

W każdym kalendarzu można ustawić, czy ma on być widoczny publicznie dla wszystkich, czy tylko w organizacji oraz czy mają być pokazywane informacje z kalendarza w innych aplikacjach Google. To my ustalamy, czy inni użytkownicy będą widzieli wyłącznie stan Wolny/Zajęty, czy ujrzą szczegóły dodanych wydarzeń.

Można też udostępnić Kalendarz Google wybranym osobom poprzez pobranie linku do udostępnienia lub kliknięcie +Dodaj osoby, w którym należy wpisać adres mailowy tego użytkownika.

Mamy również wpływ na domyślne ustawienia powiadomień o nadchodzących wydarzeniach. Można oddzielnie ustawić powiadomienia do standardowych spotkań oraz do wydarzeń całodniowych. Wybieramy ich formę oraz ile czasu przed wydarzeniem mamy je otrzymać. Takich powiadomień może być klika. Dodatkowo ustawiamy powiadomienia w przypadku istotnych zmian w naszym kalendarzu np. utworzeniu, zmianie, anulowaniu lub odpowiedzi na wydarzenie. Bardzo ciekawą opcją jest również otrzymywanie codziennego e-maila z planem dnia z kalendarza.

W każdym kalendarzu możemy skopiować publiczny adres URL kalendarza lub w formacie iCal oraz kod do umieszczenia na stronie. Jeśli nie chcesz już korzystać z danego kalendarza, możesz go usunąć. Wtedy wszystkie wydarzenia zostaną usunięte, a jeśli jakieś z nich ma dodanych gości, to one również zostaną usunięte z ich kalendarzy.

Nawigacja po Kalendarzu Google.

Nawigacja po całym Kalendarzu Google jest niezwykle prosta i intuicyjna. Aplikacja kalendarza składa się górnego paska, lewej i prawej kolumny oraz głównego widoku. W górnym pasku od prawej strony mamy:

• Konto, na które jesteśmy zalogowani.
• Pozostałe aplikacje G Suite.
• Możliwość zmienienia widok kalendarza na aktualny dzień, tydzień, miesiąc, rok, ostatnie siedem dni lub harmonogram. W tym miejscu określamy również, czy chcemy widzieć odrzucone wydarzenia.
• Zębatkę, w której po kliknięciu możemy przejść do ustawień, kosza, gęstości informacji oraz ustawień kolorystycznych kalendarza. Dodatkowo możemy wydrukować cały kalendarz oraz pobrać dodatki z G Suite Marketplace.
• Znak zapytania, który kieruje nas do zakładki pomoc, szkoleń z Kalendarza Google, powiadomień oraz możemy przesłać naszą opinię o aplikacji.
• Wyszukiwarkę, za pomocą której możemy wyszukiwać wydarzenia po słowach kluczowych, uczestnikach, lokalizacji, zakresie dat itp.
• Za pomocą strzałek możemy nawigować po całym kalendarzu.
• Przycisk “Dzisiaj” przeniesie nas automatycznie do dnia dzisiejszego w kalendarzu.
• Trzy pionowe kreski pokazują i ukrywają lewą kolumnę z dodatkowymi informacjami.

Po lewej stronie znajduje się kolumna, która bardzo pomaga w nawigowaniu po całym kalendarzu. Zawiera takie elementy, jak:

• Przycisk +Utwórz dzięki, któremu szybko stworzymy wydarzenie.
• Widok kalendarza, który jest ściśle zintegrowany z głównym widokiem Kalendarza Google. Jeśli klikniemy którąś z dat, zmieni się automatycznie nasz główny widok.
• Wyszukiwarkę osób, w której po wpisaniu adresu mailowego zobaczymy wgląd do kalendarza danej osoby, jeśli posiadamy do niego dostęp. Dzięki temu widzimy, w jakich godzinach pracuje dana osoba oraz czy ma zaplanowane jakieś spotkania w danym dniu. To pozwala nam na szybkie wybranie dogodnego terminu spotkania dla obu osób.
• Kalendarze, do których mamy wgląd. Zaznaczamy i odznaczamy te, które chcemy aktualnie zobaczyć w głównym widoku. Po najechaniu na dany kalendarz ujrzymy trzy kropki, dzięki którym możemy: wyświetlić tylko ten kalendarz, przejść do ustawień i udostępnień tego kalendarza oraz zmienić jego główny kolor. Przy “Inne kalendarze” możemy dodatkowo szybko przejść do zakładki “Ustawienia”, które przeniosą nas do sekcji zasubskrybuj kalendarz, utwórz nowy kalendarz, przeglądaj zasoby, przeglądaj pomocne kalendarze, z adresu URL i importuj.

W Kalendarzu Google znajdziemy dodatkowo małą kolumnę po prawej stronie, która da nam szybki dostęp do dodatków, które mogą ułatwić nam pracę. Wśród nich znajdziemy np. Google Keep do tworzenia notatek oraz Listę zadań, dzięki której możemy wypisać zadania do wykonania. Można również kliknąć + dzięki, któremu zostaniemy przeniesieni do G Suite Marketplace, w którym możemy pobrać inne dodatki.

W głównym widoku kalendarz daty, godziny oraz zaplanowane wydarzenia. Po kliknięciu pola kalendarza pojawi się nam okno, które umożliwi nam stworzenie nowego wydarzenia. Po jednym kliknięciu wydarzenia mamy podgląd spotkania. Jeśli klikniemy i przytrzymamy, to możemy je przenieść na inny dzień lub godzinę.

Integracje z Kalendarzem Google.

Tak jak wspomnieliśmy na początku artykułu Kalendarz Google jest ściśle zintegrowany ze wszystkimi aplikacjami G Suite. Użytkownicy mogą swobodnie poruszać się pomiędzy wszystkim narzędziami oraz mogą korzystać z funkcji, które nie są dostępne w innych kalendarzach zewnętrznych.

Dzięki integracji z Gmailem nie tylko otrzymasz wszystkie powiadomienia o wydarzeniach i zmianach w kalendarzu, ale możesz również z tego panelu zarządzać Kalendarzem Google. Bez problemu dodasz spotkanie i sprawdzisz wszystkie spotkania, nie wychodząc ze skrzynki mailowej. W opisie wydarzenia możesz również szybko dodać załączniki z Dysku Google.

Dzięki dodatkom z G Suite Marketplace możesz ze strony Kalendarza Google szybko zapisać notatkę (dzięki Google Keep) lub dodać listę zadań do wykonania. Dodatkowo dodatek Lista zadań umożliwia wyznaczenie daty i godziny, kiedy określona czynność ma być wykonana. Jeśli wyznaczymy termin to zostanie on dodany do naszego Kalendarza Google. Dodatkowo w lewej kolumnie Kalendarza Google w sekcji “Moje kalendarze” pojawi się pozycję “Lista zadań”. Z G Suite Marketplace można dodatkowo pobrać około 40 innych dodatków.

Oczywiście to tylko przykłady integracji, bo można zainstalować o wiele więcej dodatków z G Suite Marketplace. Bardzo dużo zewnętrznych aplikacji posiada możliwość bezpośredniej integracji z Kalendarzem Google. Niektóre wymagają jego ręcznego udostępnienia, które zostało omówione w artykule. Na koniec warto również wspomnieć o możliwości skorzystania z takich narzędzi jak Zapier, który umożliwia prawie 1000 integracji z Kalendarzem Google.