14 Obszarów, Na Których Powinna Skupić Się Każda Firma Dążąca Do Automatyzacji

Budując smartBusiness, wiedzieliśmy, że jeśli zależy nam na szybkim wzroście i skalowalności biznesu to musimy zbudować odpowiednie fundamenty. W tym celu szukaliśmy gotowych rozwiązań na rynku, który pomogłyby nam w jak największym zakresie zautomatyzować i zoptymalizować procesy w firmie.

Sporo czasu zajęło nam szukanie i testowanie optymalnych narzędzi dla naszego biznesu. Pomyśleliśmy, że takie rozwiązania mogą się przydać również w Twoim przedsiębiorstwie. Jesteśmy pewni, że dzięki naszym wskazówkom o wiele szybciej znajdziesz odpowiednie narzędzia dla swojego biznesu i bez problemu je wdrożysz. Dlatego poniżej przygotowaliśmy dla Ciebie 14 artykułów, z których dowiesz się m.in.:

• jak zautomatyzować i zoptymalizować różne obszary w swojej firmie,
• jakie są korzyści z tego typu rozwiązań,
• jakich błędów należy unikać, wdrażając i stusując takie rozwiązania,
• w jaki sposób wybrać najlepsze narzędzia dla swojej firmy,
• jak krok po kroku wdrożyć nowe rozwiązania w swoim biznesie,
• z jakich narzędzi korzystamy w smartBusiness i jak u nas wyglądał cały proces wdrożenia.

Dzięki temu o wiele przyjemniej i efektywniej będzie się pracowało Tobie i całemu zespołowi. Zaoszczędzicie w ten sposób mnóstwo czasu i pieniędzy. Zwiększycie swoją wydajność oraz zdecydowanie rzadziej będziecie popełniać błędy. Dodatkowo odkryjecie wiele pozytywnych skutków tych rozwiązań, które w ostateczności wpłyną na większy wynik finansowy Twojej firmy.

Jakie obszary można zautomatyzować i zoptymalizować w swojej firmie?

1. Przechowywanie danych.

Zakładając firmę, musisz ustalić, w jaki sposób chcesz przechowywać pliki firmowe. Każdy pracownik powinien mieć szybki i łatwy dostęp do wszystkich dokumentów, skanów, arkuszy, aby był w stanie je pobrać i edytować w dowolnym czasie. Teraz jest to możliwe dzięki dostępnym na rynku rozwiązaniom chmurowym. 

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego warto korzystać z rozwiązań chmurowych?
• Dlaczego w smartBusiness korzystamy z G-Suite?
• Czym jest i co zawiera G-Suite?
• Dlaczego warto korzystać z Gmaila dla firm?
• Jak my wykorzystujemy G-Suite w smartBusiness?

2. Komunikacja wewnątrz firmy.

Skuteczna komunikacja stanowi klucz do szybkiego i efektywnego realizowania projektów w firmach. Brak odpowiednich narzędzi, które usprawnią komunikację całego zespołu, może doprowadzić do wielu niedomówień, co może skutkować do pogorszenia atmosfery w pracy i niedotrzymywania ustalonych terminów. Dlatego w tym wpisie opisaliśmy, jakich 5 pytań warto sobie zadać przed wyborem odpowiedniego oprogramowania oraz jak w 4 krokach je wdrożyć.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego komunikacja wewnątrz firmy jest tak istotna?
• Z czego wynikają najczęstsze błędy w komunikacji wewnątrz firmy?
• Jakie pytania warto zadać sobie przed wyborem odpowiedniej aplikacji do komunikacji wewnątrz firmy?
• Co trzeba zrobić, aby sprawnie wprowadzić nową platformę do organizacji?
• Jak my to rozwiązaliśmy w smartBusiness?
• Więc z jakich narzędzi do komunikacji korzystamy w smartBusiness?
• Z jakich jeszcze narzędzi próbowaliśmy korzystać?

3. Stosowanie procedur, instrukcji i szablonów.

Procedury są niestety bardzo często niedoceniane przez wielu przedsiębiorców. A prawidłowe ich wdrożenie może przynieść Ci liczne korzyści. Dzięki nim m.in. Ty i Twój zespół zminimalizujecie wystąpienie jakichkolwiek błędów, będziesz miał całkowitą kontrolę nad tym, w jaki sposób będą dostarczane Twoje produkty i usługi oraz będziesz w stanie szukać rozwiązań, które zoptymalizują wszystkie procesy. Szybko zauważysz, że wprowadzone zmiany, będą miały istotny wpływ na zyski w Twojej firmie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego firmy nie stosują procedur?
• Do czego prowadzi brak procedur?
• Jakie są więc korzyści ze wdrożenia procedur i instrukcji w firmie?
• Jak stworzyć i wdrożyć procedury w firmie?
• Jak wdrożyliśmy procedury w smartBusiness?

4. Zarządzanie projektami i zadaniami w firmie.

Efektywne zarządzanie ludźmi, jest jedną z najcięższych umiejętności do nauczenia. Do każdego człowieka trzeba podejść w indywidualny sposób. Dla każdego członka zespołu należy wyznaczyć odrębne cele, w inny sposób trzeba go motywować oraz się z nim komunikować. Dodatkowo każdy ma inny styl pracy i ma inne predyspozycje, wartości i poglądy. To wszystko sprawia, że zarządzanie same w sobie jest trudne.  

W tym celu, aby ułatwić pracę sobie i innym należy wdrożyć odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami w firmie. Dzięki temu o wiele łatwiej będzie Ci ustalić indywidualne cele i zadania z poszczególnymi członkami zespołu oraz będziesz posiadał/a o wiele większą kontrolę nad realizowanymi projektami w firmie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Co zyskamy dzięki wdrożeniu narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami?
• Jakie błędy popełniają zespoły podczas korzystania z takich narzędzi?
• Czym się kierować podczas wyboru odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami i zadaniami?
• Jak wdrożyć narzędzie do zarządzania projektami w firmie?
• Jaki program do zarządzania projektami i zadaniami wybraliśmy w smartBusiness?
• Co jeszcze wpłynęło na naszą decyzję, że warto z niego skorzystać?
• Co zyskaliśmy dzięki takiemu wdrożeniu?

5. Pomiar czasu projektów i zadań.

Ile czasu zajmuje Ci wykonanie konkretnego zadania? Który projekt jest najbardziej rentowny? Czy firma posiada zasoby do rozpoczęcia nowego projektu? Jeśli nie mierzysz czasu swojej pracy, to na pewno nie jesteś w stanie prawidłowo odpowiedzieć na powyższe pytania. Efektywne zarządzanie firmą ściśle wiąże się z konsekwentnym pomiarem czasu, ile zajmują nam konkretne projekty i zadania. Dzięki temu będziesz w stanie lepiej planować przyszłe działania w firmie oraz skuteczniej przydzielać prace członkom swojego zespołu.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego warto monitorować czas pracy?
• Dlaczego pomimo korzyści ludzie nie monitorują czasu swojej pracy?
• Jak rozpocząć wdrożenie narzędzia do monitoringu czasu pracy?
• Jak wdrożyliśmy narzędzie do monitoringu czasu pracy w smartBusiness?

6. Zarządzanie swoją skrzynką mailową.

Każdy z nas korzysta ze skrzynki mailingowej, ale mało kto korzysta z niej w efektywny sposób. Jeśli, więc czujesz frustrację na szukanie konkretnej wiadomości i walczysz ze spamem, to ten artykuł jest dla Ciebie. Dowiesz się, jak w 5 krokach możesz uporządkować swoją skrzynkę mailową. Dodatkowo ze wpisu dowiesz się o 10 ciekawych funkcjach Gmaila, które jeszcze bardziej ułatwią Ci na nim pracę.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego warto uporządkować swoją skrzynkę mailingową?
• Jakie błędy popełniają użytkownicy, korzystając ze skrzynek mailingowych?
• Na jakie pytania warto sobie odpowiedzieć przed organizacją skrzynki mailingowej?
• Od czego zacząć organizację skrzynki mailingowej?
• Jakie są przydatne funkcje w Gmailu?

7. System do zarządzania sprzedażą i obsługą klienta.

Klienci są najważniejszym elementem każdego biznesu. To od nich zależy czy firma będzie się dalej rozwijać i jakie będzie przynosiła zyski. Podczas planowania biznesu musisz ułożyć strukturę, która ułatwi Ci budowanie i utrzymanie z nimi relacji. Aby to zrobić, należy wybrać odpowiedni system do CRMu, który zbierze wszystkie informacje na temat danego klienta w jednym miejscu oraz będzie Ci przypominał o czynnościach, które musisz wykonać.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jak więc pozyskać i utrzymać klienta?
• Dlaczego obsługa klienta jest tak ważna?
• Jak dbać o obsługę klienta?
• Jakie są korzyści z korzystania CRMu?
• Czym się kierować podczas wyboru odpowiedniego CRM do firmy?
• Dlaczego firmy źle wdrażają CRM?
• Jak wdrożyć CRM do swojej firmy?
• Jak my wdrożyliśmy CRM w smartBusiness?

8. Automatyzacja obsługi klienta.

Kluczowym elementem świetnej obsługi klienta jest szybkość udzielonej odpowiedzi. Niestety, ale jesteśmy tylko ludźmi i nie możemy odpisywać na wiadomości 24/h. Dodatkowo ciężko jest ciągle pisać obszerne odpowiedzi na każde pytania. Jednak dzięki rozwiązaniom, jakim oferuje nam najnowsza technologia, możemy niektóre aspekty całkowicie zautomatyzować, a część z nich skutecznie przyspieszyć dzięki odpowiedniej optymalizacji działań.   

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są 4 główne korzyści z odpowiedniej obsługi klienta?
• Jakie jest 9 najważniejszych zasad obsługi klienta, które powinieneś zastosować w swojej firmie?
• Jakie jest 10 elementów, które zautomatyzują Twoją obsługę klienta w internecie?

9. Automatyzacja pozyskiwania leadów, marketingu oraz sprzedaży.

Każda firma, której zależy na ciągłym wzroście, musi systematycznie pozyskiwać nowych klientów. Okazuje się, że jeśli odpowiednio przemyślisz swój model biznesowy, możesz bez większego zaangażowania, automatycznie pozyskiwać nowych klientów. Dzięki temu nie będziesz musiał szkolić i zatrudniać dodatkowych sprzedawców. Jest to idealna sytuacja dla każdego właściciela firmy. Jakie są sposoby, żeby to osiągnąć, dowiesz się w tym wpisie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego warto automatyzować działania wykonywane w internecie?
• Co można zautomatyzować?
• Jak usprawnić działania w social mediach?
• Jakie są 4 sposoby na stałe pozyskiwanie nowych leadów?
• Jakie są sposoby na domknięcie sprzedaży?

10. Elektroniczny obieg dokumentów.

Całkowita digitalizacja dokumentów to przyszłość, która nadejdzie, szybciej niż myślisz. Lista korzyści wyzbycia się fizycznych dokumentów z biura i korzystania z ich elektronicznej formy jest bardzo długa. Na rynku powstaje coraz więcej rozwiązań, które pozwalają efektywnie zarządzać wszystkimi dokumentami. Dodatkowo dzięki temu można zoptymalizować cały proces księgowania, robienia płatności oraz analizowania wszystkich kosztów w firmie.

11. Księgowość.

Księgowanie dokumentów może być prostsze niż kiedykolwiek wcześniej. Na rynku zaczynają powstawać coraz lepsze systemy, które ułatwiają nie tylko cały proces księgowania faktur, ale również kontakt pomiędzy właścicielem firmy a księgowym. Dodatkowo niektóre rozwiązania oferują dodatkowe funkcje, które zaoszczędzą Ci mnóstwo czasu i pieniędzy. Dzięki nim nie musisz czekać i ponosić dodatkowych opłat, żeby księgowy sporządził Ci raport z poniesionych kosztów w firmie, czy tracić kilkadziesiąt godzin w miesiącu na robienie przelewów. Od teraz te rozwiązania mogą je zrobić za Ciebie!

12. Finanse i płatności.

Robienie przelewów jest z pozoru bardzo szybkim i prostym zadaniem. Jednak w praktyce wygląda to nieco inaczej. Nagle się okazuje, że masz do zapłacenia kilkadziesiąt faktur do zapłacenia i zajmuje to Tobie kilka godzin w ciągu miesiąca. Dodatkowo trzeba pamiętać o różnych terminach płatności i musisz ciągle kontrolować przepływ pieniędzy w swojej firmie. Aby to wszystko uprościć i zautomatyzować warto skorzystać z gotowych rozwiązań na rynku.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czy automatyzacja finansów w firmie jest możliwa?
• Co można zyskać dzięki automatyzacji finansów firmowych?
• Jak w takim razie działa system smartPay?
• Skąd system posiada dane do przelewów?
• Kiedy faktura trafia do systemu smartPay?
• W jaki sposób wygenerować plik płatności?
• Jak wgrać plik do systemu bankowego?
• Jak płacić do 5 000 faktur w 2 minuty?

13. Analiza działań firmowych.

Nie każdy lubi zbierać dane i analizować, dlatego ten obszar w firmach bardzo często jest zaniedbywany. Jednak bez tych informacji nie mamy pojęcia, czy zbliżamy się do wyznaczonego celu i czy robimy postępy w naszych działaniach, ponieważ nie posiadamy punktu odniesienia. Dlatego w tym wpisie przedstawimy Ci, jak w 6 etapach zacząć efektywnie monitorować działania w swojej firmie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Dlaczego przedsiębiorcy nie analizują swoich działań?
• Dlaczego warto analizować działania w przedsiębiorstwie?
• Jakie błędy popełniają przedsiębiorcy podczas zbierania i analizowania danych?
• Jak 6 krokach zacząć monitorowanie działań w firmie?

14. Rozwiązania, które zwiększą Twoją produktywność.

Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy spędzacie prawdopodobnie 8 godzin w pracy. Ilość rzeczy, jaką jesteście wykonać w tym czasie, jest ograniczona. Pytanie tylko, czy już w tym momencie efektywnie wykorzystujecie swój czas? Wiele badań mówi, że rzeczywiście efektywnie pracujemy przez zaledwie przez 3 godziny! (Link do badania) Te wyniki nie są zbyt optymistyczne, dlatego nie należy ich bagatelizować. Znając te dane, powinniśmy zrobić wszystko, żeby zwiększyć efektywność swoją i całego zespołu.

Jak widzisz najnowsze technologie w znacznym stopniu usprawniają wiele procesów w księgowości. Digitalizacja dokumentów to jest przyszłość, od której nie da się uciec. A Tobie jakie funkcje w szczególności przydały się w Twojej firmie? A może szukasz jakiegoś rozwiązania, a nie znalezłeś/aś go w aktualnych systemach, które są dostępne na rynku?