7 Kroków Do Wdrożenia Procedur w Swojej Firmie

Z reguły nikt nie lubi procedur. Kojarzą się one z brakiem wolności, kreatywności i biurokracją. Są one stosowane w bardzo dużych firmach i urzędach. Część firm jest nawet dumna z tego, że nie ma u nich takich zasad jak w korporacjach. Jednak, czy aby na pewno procedury powinny być źle kojarzone? Jakie są korzyści z ich stosowania? Jak wdrożyć i stworzyć procedury w małych i średnich przedsiębiorstwach? Właśnie na te pytania uzyskasz odpowiedź w tym artykule.

Dlaczego firmy nie stosują procedur?

Pomimo licznych korzyści, jakie daje nam stosowanie procedur, wiele przedsiębiorstw w dalszym ciągu ma opory, żeby zacząć je wdrażać w swojej firmie. Czasami są to negatywne przekonania na ich temat, a czasami jest to spowodowane brakiem umiejętności, aby je wprowadzić do swojego biznesu. Najczęściej firmy nie stosują procedur w swoich przedsiębiorstwach, ponieważ:

• Nie chcą wprowadzać biurokracji do firmy.
• Chcą się wyróżniać swoim podejściem od korporacji. 
• Nie widzą sensu, żeby poświęcić czas na ich stworzenie.
• Nie wiedzą, od czego zacząć i do czego powinni stworzyć te procedury.
• Nie mają pomysłu, w jaki sposób mogą wprowadzić tak drastyczne zmiany w swojej organizacji i jak przekonać do nich cały swój zespół.
• W przedsiębiorstwie już kilkakrotnie próbowano wprowadzić do firmy procedury, jednak z biegiem z czasu nikt z nich już nie korzystał.

Do czego prowadzi brak procedur?

• Im większa firma, tym większy zaczyna panować w niej chaos.
• Pracownicy zaczynają się czuć zagubieni.
• Część członków zespołu nie posiada podstawowych informacji, które powinny być oczywiste.
• Nowi pracownicy są źle wdrożeni do stanowiska, na którym będą pracowali.
• Ludzie przestają brać odpowiedzialność za swoje działania.
• Następuje znaczne pogorszenie obsługi klienta.
• Zamówienia nie są realizowane terminowo.
• Pracownicy zaczynają być coraz bardziej zestresowani i sfrustrowani aktualną sytuacją w firmie.
• Jakość dostarczanych usług jest na coraz niższym poziomie.
• Występuje duża rotacja pracowników.
• Procesy sprzedażowe nie są doprowadzane do końca.
• Ciągle trzeba pozyskiwać nowych klientów, ponieważ kontrahenci nie decydują się na stałą współpracę.
• Często występują pomyłki i błędy we wszystkich obszarach w firmie.

Jak widzisz, jest bardzo dużo negatywnych skutków braku procedur w firmie. A to tylko wierzchołek góry lodowej. Nie ważne jak dużą firmę posiadasz, wdrożenie odpowiednich schematów w swojej firmie pozwoli Ci znacznie lepiej i sprawniej prowadzić firmę, a dodatkowo unikniesz wielu stresów, które mogłyby wynikać z niedotrzymanych terminów, czy zamówień.

Jakie są więc korzyści ze wdrożenia procedur i instrukcji w firmie?

• Większa skalowalność biznesu.
• W firmie zapanuje porządek i zorganizowanie.
• Każdy pracownik będzie wiedział co ma robić
• Będzie jasno określona odpowiedzialność członków zespołu.
• Proces wdrożenia nowych pracowników będzie łatwiejszy i sprawniejszy.
• Zamówienia będą wykonywane dokładnie i terminowo.
• Wszyscy pracownicy będą dostarczali usługi na tym samym poziomie, ponieważ każdy będzie korzystał z tych samych schematów.
• Kontrahenci będą częściej decydować się na długotrwałą współpracę.
• Stanowczo poprawi się jakość obsługi klienta.

Mamy nadzieję, że powyższe argumenty jasno Tobie pokazały, że warto rozważyć wdrożenie procedur w swojej firmie. Jeśli odpowiednio zastosujesz je w swoim biznesie sam/a będziesz w szoku, jakie efekty zacznie osiągać Twój zespół. 

Jak stworzyć i wdrożyć procedury w firmie?

Zawsze najciężej jest zacząć wprowadzanie zmian. W tym celu przygotowaliśmy 7 kroków, które pomogą Ci rozpocząć wdrożenie procesów w swoim przedsiębiorstwie. 

1. Wypisz wszystkie czynności operacyjne. 

Przyjrzyj się swojej firmie i wypisz wszystkie czynności operacyjne, które są wykonywane w Twoim biznesie. Jeśli posiadasz bardziej rozbudowane przedsiębiorstwo, to poproś swoich dyrektorów/kierowników działów, aby Ci je wypisali. Jakiego typu mogą być to czynności?

• Administracja: zamówienia materiałów biurowych, odbieranie przesyłek, dostarczanie korespondencji, przekierowania klientów, przechowywanie dokumentów.
• Finanse: miesięczne opłaty, wynagrodzenia pracowników, dostarczenie dokumentów do księgowości, kontrola przychodów, windykacja, analizy finansowe.
• HR: wystawienie ogłoszeń, rekrutacja, przygotowanie dokumentów, zatrudnienie pracownika, wdrożenie do pracy, rozwój członków zespołu.
• Marketing: publikowanie postów, zarządzanie mediami społecznościowymi, tworzenie reklam, wysyłka mailingu, przygotowywanie wydarzenia, miesięczne raporty marketingowe, sposób przygotowania tekstów, grafik, wideo, stron internetowych.
• Sprzedaż: schematy rozmów sprzedażowych, jak domykać proces sprzedaży, przygotowanie oferty i raportów.
• Produkcja: przebieg wszystkich etapów produkcji, realizacja zamówienia, standardy tworzenia produktów lub przygotowania usługi.
• Obsługa klienta: standardy obsługi klienta, zamykanie zgłoszeń, schematy postępowania z klientem, jak reagować w sytuacjach awaryjnych.
• Zarządzanie: harmonogram cyklicznych spotkań z zespołem, kontrolowanie efektywności działów, analiza i monitorowanie działań firmowych, procedura wdrażania nowych projektów, wyznaczanie celów.

W Twojej firmie może to wyglądać nieco inaczej, ale w większości przytoczonych przykładów, takie czynności operacyjne będą się powtarzać w każdym biznesie. Dodaj do nich jeszcze te elementy, które są związane ze specyfiką działania Twojej firmy.

2. Stwórz odpowiednie procedury i instrukcje do wypisanych czynności operacyjnych. 

Jest to niestety najbardziej czasochłonny element, ponieważ do każdej czynności musisz szczegółowo rozpisać wszystkie elementy. Aby ułatwić Ci rozpisanie procedur, wypisaliśmy pytania, które mogą pomóc Ci je stworzyć.

• Co ma zostać wykonane?
• Z jakich kroków składa się konkretna czynność?
• W jakim programie ma zostać ona wykonana?
• Jak obsługiwać dane oprogramowanie?
• Czy potrzeba jakiegoś dodatkowe narzędzia, aby to wykonać?
• Ile osób bierze udział w całym procesie?
• Jaka jest ich odpowiedzialność?
• Czy można użyć gotowych szablonów maili, ofert itp.?
• Z jakich plików, folderów będzie trzeba skorzystać?
• O czym jeszcze trzeba pamiętać?

Oczywiście nie każde pytanie się przyda do tworzenia wszystkich procedur. Jedne będą bardziej do nich pasować inne mniej. Mają one Ciebie jedynie zainspirować, w jaki sposób możesz podejść do tworzenia procedur. Pamiętaj, że mają być one jak najbardziej szczegółowe i jasne w odbiorze. 

3. Przetestuj i skoryguj stworzone procedury.

Najlepiej, żeby to zrobił pracownik, który nie jest związany z określonym działem lub czynnością, która została opisana. Dzięki temu upewnisz się, czy instrukcja lub procedura, jest intuicyjna dla każdej osoby. Podczas testów prawdopodobnie okaże się, że należy nanieść pewne poprawki na stworzone procedury. Trzeba będzie skorygować pewne punkty, opisać je bardziej szczegółowo lub dodać nowe. Do instrukcji warto dodać screeny lub zaprezentować je w formie graficznej.

4. Wybierz narzędzie, w którym będą przechowywane procedury i pliki.

Oczywiście musisz wybrać miejsce, w którym będą przechowywane przygotowane procedury. Członkowie zespołu powinni mieć do nich łatwy i szybki dostęp. My w tym celu wykorzystujemy narzędzie do zarządzania projektami Asana. Dodatkowo należy określić gdzie umieścić pliki, które będą załączane do procedur. W tym celu najlepiej wybrać jakiś dysk oparty na rozwiązaniach chmurowych. My korzystamy z Google Drive (dlaczego korzystamy akurat z niego, dowiesz się TUTAJ).

5. Porozmawiaj z członkami zespołu i zaimplementuj je do swojej firmy.

W tym momencie powinieneś/aś poinformować wszystkie osoby w przedsiębiorstwie o nowych zasadach działania. Należy wyjaśnić wszystkim, dlaczego w firmie zajdą takie zmiany oraz czym jest to spowodowane. Wymień wszystkie korzyści, jakie mogą one przynieść całemu zespołowi oraz rozwiej ich wątpliwości. Jest to bardzo ważny moment, ponieważ ludzie nie lubią zmieniać swoich nawyków i część osób może mieć opory przed zmianami. Musisz zrozumieć ich punkt widzenia i przekonać ich do swoich racji.

6. Wyznacz osoby, które będą monitorowały, czy wszyscy stosują się do nowych zasad.

Zmiana starych nawyków nie jest łatwa i szybka. Dlatego muszą zostać wyznaczone osoby, które będą sprawdzały, czy wszyscy pracownicy pracują według spisanych procedur i instrukcji. Najtrudniejszy będzie pierwszy miesiąc, później każdy zacznie się przyzwyczajać do nowych zasad.

7. Obserwuj wdrożone procedury i je optymalizuj.

Dzięki temu, że masz teraz spisane wszystkie elementy wykonywanych czynności, o wiele łatwiej będzie Ci mierzyć ich efektywność i czas wykonywania. Może się okazać, że znajdziesz tak zwane “wąskie gardła”, które spowalniają np. pewne procesy produkcyjne. Czasami z pozoru niewielkie zmiany w kolejności wykonywanych działań mogą mieć ogromny wpływ na funkcjonowanie całej firmy. 

Dodatkowo możesz zauważyć, które elementy zajmują sporą ilość czasu i wymyślisz sposób, aby temu zapobiec np. poprzez wdrożenie nowego oprogramowania, które automatyzuje tę czynność, albo zdecydujesz się na skorzystanie z outsourcingu. 

Już po pół roku sam/a będziesz w szoku, jak wielkie zmiany zaszły w Twojej firmie. Może się okazać, że zastosowanie zwykłych procedur i instrukcji znacząco przyspieszą rozwój Twojego biznesu. Warto również wspomnieć, że wdrożenie takich zmian umożliwi skalowanie Twojego biznesu, co mocno odbije się na wzroście wyniku finansowego Twojej firmy. 

Jak wdrożyliśmy procedury w smartBusiness?

Od samego początku istnienia firmy wiedzieliśmy, że zależy nam wzroście i skalowalności biznesu. W związku z tym poświęciliśmy sporo czasu na szukanie rozwiązań, które w jak największym stopniu zoptymalizują nasze działania. Dlatego stworzyliśmy wiele procedur i instrukcji, które wyjaśnią krok po kroku, jak wykonać daną czynność oraz wykorzystujemy narzędzia, które zwiększają naszą efektywność i znacząco skracają czas wykonywanych czynności. TUTAJ szczegółowo opisaliśmy wszystkie narzędzia, z których korzystamy w naszej firmie.

Do przygotowanych procedur wykorzystujemy głównie nasze narzędzie do zarządzania projektami, czyli Asana (więcej na jej temat możesz przeczytać W TYM ARTYKULE). Mamy tam zamieszczone nasze działy w postaci projektów. W każdym z nich:

• opisaliśmy, w jakim celu powstał ten projekt,
• wyjaśniliśmy jak z niego korzystać,
• dodaliśmy linki do potrzebnych materiały do każdego projektu np. umowy, szczegóły oferty, szablony maili, które znajdują się na Google Drive,
• nagrywamy dodatkowo krótkie instrukcje, jak korzystać z danego projektu, żeby wszystko było jasne.

Warto wspomnieć, że każde zadanie oznaczamy konkretnym tagiem, co w połączeniu z naszym narzędziem do mierzenia czasu Clockify (więcej możesz o nim przeczytać TUTAJ) daje nam pełną informację, ile zajmuje komuś zrealizowanie konkretnego zadania i ile poświęcił czasu na dany projekt. Dzięki temu możemy sprawdzić, jakie czynności możemy zoptymalizować i ile dzięki temu zyskamy zasobów.

Do każdego zadania można wyznaczyć termin do kiedy ma zostać wykonane. W ten sposób Asana bardzo ułatwia pracę wszystkim członkom zespołu, ponieważ dzięki przypomnieniu minimalizujemy ryzyko, że o czymś zapomnimy. Do każdego zadania i podzadania można przypisać, kto jest za nie odpowiedzialny. Dzięki temu jasno określamy odpowiedzialność członków zespołu. 

Stworzone procedury i instrukcje znacznie poprawiły naszą efektywność pracy. Niektóre z nich kilkukrotnie zmieniliśmy, ponieważ udało nam się je bardziej zoptymalizować. Dodatkowo szukaliśmy narzędzi, które mogłyby wykonywać pewne elementy za nas lub by je usprawniały.

To już wszystkie nasze wskazówki odnośnie tworzenia procesów. Ten artykuł to dobry przykład tego jak może wyglądać przykładowy proces, ponieważ ten wpis zawiera w sobie gotową instrukcję, jak można przygotować procesy w swojej firmie 🙂 Mamy nadzieję, że jak najszybciej wdrożysz je do swojego biznesu i podzielisz się z nami swoimi efektami w komentarzu!