Jak w 8 Etapach Wdrożyć Narzędzie Do Monitoringu Czasu Pracy?

Bardzo mało firm wdraża u siebie system do monitorowania czasu pracy swojego zespołu. To dobrze! Dzięki temu w bardzo prosty sposób możesz zyskać przewagę nad swoją konkurencją.

Dlaczego warto monitorować czas pracy?

W większości firm pracownicy pracują w ośmiogodzinnym trybie pracy. Jednak pracodawcy lub kierownicy zespołu nie są w stanie dokładnie określić, czym dokładnie zajmowali się pracownicy i ile czasu zajęło im wykonywanie konkretnych czynności. 

Co zyska firma, która zacznie mierzyć czas pracy zespołu?

• Kierownicy dowiedzą się, ile czasu zajmuje zrealizowanie konkretnego projektu.
• Można sprawdzić, które projekty są najbardziej rentowne.
• Łatwiej będzie określić czy warto rozważyć przyjęcie dodatkowej osoby do zespołu.
• Zarząd firmy może z większą precyzją zaplanować przyszłe działania przedsiębiorstwa.
• Można określić, z jakimi zadaniami lepiej lub gorzej radzą sobie konkretni członkowie zespołu. Dzięki temu można zrobić inny podział pracy ze względu na predyspozycje konkretnych osób.
• Wszyscy zyskują większą świadomość, ile czasu zajmuje wykonywanie konkretnych czynności.

Dlaczego pomimo korzyści ludzie nie monitorują czasu swojej pracy?

Wiele firm wielokrotnie próbowało wprowadzić narzędzia do monitoringu czasu pracy. Niestety taki zabieg często budzi opór wśród członków zespołu, ponieważ dla większości osób kojarzy się z kontrolą i brakiem zaufania od strony pracodawcy.

Kolejnym problemem może być również nieudane wcześniejsze próby wdrożenie takiego rozwiązania w firmie. Dlatego, zanim cały zespół zacznie korzystać z nowego narzędzia, powinna zostać wyznaczona osoba, która przeszkoli całą firmę, jak z niego korzystać. Dodatkowo należy określić, z jakiego powodu przedsiębiorstwo chce zacząć korzystać z takiego rozwiązania i jakie dane chce dokładnie zbierać.

Podczas wdrożeń pracownicy najczęściej w ogóle nie stosują nowego narzędzia lub zaczynają, to robić w sposób sporadyczny co nie daje pełnych informacji, przez co pozyskane dane są bezwartościowe. Jednak to nie zawsze jest spowodowane brakiem chęci współpracy od strony zespołu, tylko wiele osób ma trudności ze zmianą swoich nawyków.

Niestety bardzo ciężko jest zmienić przyzwyczajenia, więc wdrożenie takiego rozwiązania wymaga dużego zaangażowania od strony kierownictwa. W tym momencie pojawia się kolejna trudność, ponieważ osoby, które zarządzają tymi zespołami, nie egzekwują używania nowego narzędzia, ponieważ często uważają, że mają oni inne obowiązki do wykonania, które są ważniejsze. Brak kontroli nad wdrożeniem monitoringu czasu pracy sprawia, że nikt z zespołu już z niego nie korzysta i przedsiębiorstwo rezygnuje z takiego rozwiązania.

Jeśli nie chcesz bez sensu marnować czasu całego swojego zespołu i uniknąć tych wszystkich błędów, należy dobrze zaplanować wdrożenie takiego rozwiązania. Chcemy, żebyś zaczął czerpać korzyści z tego typu narzędzi, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie kilka wskazówek, które pomogą Ci skutecznie wprowadzić nowy system pracy w swoim biznesie.

Jak rozpocząć wdrożenie narzędzia do monitoringu czasu pracy?

1. Określ, w jakim celu chcesz mierzyć czas.

Zanim zaczniesz wprowadzać jakiekolwiek zmiany w firmie, musisz wiedzieć, dlaczego chcesz korzystać z takiego rozwiązania. Określ, co chcesz mierzyć, w jakim celu i jakie korzyści ma to przynieść całej firmie. Jeśli odpowiesz sobie na te pytania, to o wiele łatwiej zrealizujesz cały proces wdrożenia oraz łatwiej przekonasz innych, żeby zaczęli korzystać z nowego narzędzia.

2. Wybierz odpowiednie narzędzie do mierzenia czasu.

Na rynku istnieje wiele rozwiązań. Większość z nich posiada takie same podstawowe opcje i różnią się one najczęściej sposobem rozliczenia lub niektóre funkcje są dostępne w innych pakietach. Wybór odpowiedniego rozwiązania dla Twojej firmy nie powinien stanowić większego wyzwania, jeżeli wcześniej odpowiesz sobie na poniższe pytania:

• Na jakich funkcjach najbardziej mi zależy?
• Czy to narzędzie musi posiadać wersję desktopową i aplikację na telefon?
• Ile osób będzie korzystać z tego narzędzia?
• Czy musi integrować się za jakimiś innymi systemami?
• Czy można wygenerować z niego raporty?
• Jakie musi posiadać sposoby oznaczania wykonywanych czynności?

3. Zaplanuj, w jaki sposób mają korzystać z tego rozwiązania członkowie Twojego zespołu.

Możesz to zrobić samodzielnie lub wyznaczyć do tego zadania konkretną osobę. Jest to bardzo istotny moment w cały wdrożeniu, ponieważ to od niego zależy czy to narzędzie wniesie konkretną wartość do Twojej firmy. Pamiętaj, że powinno być ono jak najprostsze w obsłudze. Zmiana nawyków nie jest prosta, więc sposób korzystania z narzędzia do monitoringu czasu pracy powinno być na tyle proste, żeby budziło jak najmniej oporów wśród pracowników.

4. Porozmawiaj z kierownictwem o planowanych zmianach i określ, w jaki sposób mają egzekwować stosowanie tego narzędzia.

To od nich zależy, czy zespół będzie korzystał z tego rozwiązania w prawidłowy sposób oraz, czy będą codzienne oznaczać, ile czasu zajmuje im praca nad określonymi projektami. Ważne, żeby zrozumieli, dlaczego mają go używać oraz jakie są korzyści z jego stosowania.

5. Powiadom wszystkie osoby w firmie, dlaczego wdrażasz takie rozwiązanie.

W tym momencie przygotuj się na rozbicie wszystkich obiekcji, z jakimi możesz się spotkać ze strony zespołu. Przekonaj ich, dlaczego warto korzystać z takiego rozwiązania i wyjaśnij im, że Twoim celem nie jest zwiększenie kontroli, a lepsze zaplanowanie przyszłych projektów i zwiększenie efektywności czynności, które zajmują dużo czasu, a są ważne.

6. Przeszkól cały zespół, w jaki sposób mają korzystać z narzędzia do mierzenia czasu.

Każdy pracownik powinien zostać dokładnie przeszkolony, w jaki sposób ma korzystać z wybranego narzędzia do kontroli czasu. To od jakości przeszkolenia zależy czy członkowie zespołu będą z niego korzystać w prawidłowy sposób oraz, czy przyniesie to zamierzone korzyści dla całego firmy.

7. Sprawdzaj i kontroluj czy Twój zespół używa narzędzia.

Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, wyrobienie nowych nawyków trwa, więc w pierwszej fazie po wdrożeniu należy ciągle przypominać o korzystaniu z narzędzia, ponieważ ludzie mogą po prostu zapomnieć, nie powinno to trwać dłużej niż 2 miesiące – tak długo maksymalnie kształtują się nawyki.

8. Raz na jakiś czas sprawdzaj jakość danych

Firmy i projekty się zmieniają, dlatego należy sprawdzać, czy mierzymy to, czego chcemy. Może zdarzyć się, że komuś zostały zmienione obowiązki i raportuje cały czas na kategorie inne lub pozostałe – co nic nam nie mówi. Dlatego należy monitorować i w razie czego dostosowywać narzędzie do bieżącego stanu firmy.

Jak wdrożyliśmy narzędzie do monitoringu czasu pracy w smartBusiness?

Dlaczego zaczęliśmy mierzyć czas pracy w smartBusiness?

W naszej firmie pracowaliśmy nad kilkoma projektami w jednym momencie. Zaczęliśmy rozważać, czy powinniśmy przejść już teraz do realizacji kolejnego, czy dopiero za kilka miesięcy. Niestety nie posiadaliśmy danych, które pomogłyby nam określić, ile dodatkowych godzin musielibyśmy przeznaczyć na jego realizację. Dlatego postanowiliśmy wdrożyć w naszej firmie takie rozwiązanie.

Jakie wybraliśmy narzędzie do monitoringu czasu pracy w smarBusiness?

Rozważaliśmy kilka różnych narzędzi. Zastanawialiśmy się nad Harvest, ponieważ było to polecane narzędzie przez program, z którego korzystamy do zarządzania projektami i zadaniami, czyli Asana (jeśli chcesz się dowiedzieć, dlaczego korzystamy właśnie z tego oprogramowania, to zobacz TEN WPIS), a drugim narzędziem był Clockify.

Wybraliśmy ten drugi, ponieważ pracowało na nim kilka osób w poprzedniej pracy oraz w darmowej wersji posiada wszystkie funkcje, na których nam zależało, czyli:

• możliwość dokładnego opisywania wykonywanych czynności,
• opcja oznaczania wykonywanego zadania w formie projektów, zadań i tagów,
• każdy członek zespołu widzi tylko te projekty i zadania, które go dotyczą,
• można ręcznie zmienić czas pracy nad konkretnym zadaniem, jeśli ktoś wcześniej zapomniał go zmienić w trakcie dnia,
• posiada funkcję oznaczania, które z wykonywanych czynności przynoszą firmie możliwość zarobku,
• ma przycisk, który umożliwia rozpoczęcie pracy nad wcześniej wykonywanym projektem, którego nie trzeba od początku oznaczać,
• można wygenerować raporty na temat tego, ile czasu zajmują konkretne obszary w firmie oraz sprawdzić statystyki na temat tego, nad jakimi projektami pracowały konkretne osoby w określonym przedziale czasowym,
• narzędzie jest bardzo proste w obsłudze oraz bardzo szybko można rozpocząć odliczanie czasu na różne sposoby: ze strony internetowej, dzięki wtyczce do przeglądarki, aplikacji na telefonie, można zainstalować oprogramowanie na komputerze, integruje się z większością systemów online oraz dodatkowo na każdej stronie pojawia się ikona Clockify, która umożliwia włączenie czasu pracy. My chcieliśmy, żeby każdy w smartBusiness korzystał z niego w ten sam sposób, więc cały nasz zespół włącza czas pracy za pomocą strony internetowej.

Oczywiście Tobie może zależeć na innych opcjach, więc warto, żebyś sprawdził/a, jakie opcje posiada płatna wersja Clockify lub wybrał/a inne rozwiązanie.

Z jakimi problemami zetknęliśmy się podczas wdrożenia?

Na początku trafiliśmy na kilka trudności w trakcie korzystania z Clockify. Było to spowodowane zbyt skomplikowaną strukturą oznaczania zadań oraz nie określimy zasad, według których mamy z niego korzystać. Dodatkowo każdy pracownik widział wszystkie utworzony projekty, co znacznie utrudniało znalezienie tego, który interesował danego specjalistę.

W trakcie ponownego wdrożenia cała struktura była bardziej przemyślana i prostsza w użyciu.

Jak zaplanowaliśmy strukturę narzędzia do pomiaru czasu pracy w smartBusiness?

W pierwszej kolejności rozpisaliśmy sobie działy firmy i wypisaliśmy, czym zajmują się osoby na konkretnych stanowiskach. Następnie zastanowiliśmy się,  jak chcemy pogrupować wykonywane zadania, żeby jak najłatwiej było je oznaczać, a jednocześnie dawały zarządowi najważniejsze informacje. 

Pamiętaj, żeby nie rozdrabniać zbyt szczegółowo tych czynności, bo jeśli będzie ich za dużo, to ludzie będę je oznaczać w zły sposób lub w ogóle przestaną to robić. My pogrupowaliśmy je na projekty, czyli np. obsługa klienta, marketing, a pod nimi znajdowały się konkretne czynności, które były wykonywane m.in. mailingi, strona www, content.

Zauważyliśmy, że we wszystkich działach można podzielić zadania na operacyjne i pozostałe. W operacyjnych znalazły się tylko te zadania, które dotyczyły specjalizacji konkretnej osoby, zaś w pozostałe były takie same dla każdego członka zespołu. W sekcji pozostałe dodaliśmy takie czynności jak: praca koncepcyjna, spotkania, szkolenia, inne oraz sprzedaż, która została dodatkowo podzielona na maile, spotkania i telefony.

Kolejnym oznaczeniem, jakie stosujemy, są tagi. Wyszliśmy z założenia, że ustalone projekty będą stałe, zaś rzeczy, które będziemy oznaczać tagami, będą zmienne. Ich zadaniem jest określenie, ile czasu poświęciliśmy na pracę związaną z konkretnym projektem/usługą/produktem. W naszym przypadku w tym momencie jest to smartFlow, smartControl, smartPay, nowy system do obsługi sprzedaży, nad którym obecnie pracujemyi całkowicie nowy projekt, o którym dowiecie się wkrótce 🙂

Podsumowując, za pomocą projektów oznaczamy rodzaj wykonywanych działań, pod którymi znajdują się konkretne zadania, a przy pomocy tagów określamy, nad jakim produktem, projektem lub usługą pracowaliśmy.

Dodatkowo ustaliliśmy jasne zasady, jak należy korzystać z Clockify. Jak wcześniej wspomnieliśmy, każda osoba w smartBusiness korzysta z tego narzędzia za pomocą przeglądarki internetowej. Od razu po przystąpieniu do pracy ma włączyć tą aplikację. Ustaliliśmy, że nie trzeba ręcznie wpisywać w aplikacji, czym dokładnie się zajmujemy, wystarczy oznaczenia projektu, zadania oraz tagu. Pracownicy mogą to robić, jeśli sami chcą później jeszcze bardziej prześledzić swoje działania. 

Jak przekonaliśmy zespół do korzystania z takiego rozwiązania?

W naszej firmie praktycznie od samego początku zaczęliśmy stosować to rozwiązanie, więc nie napotkaliśmy się z dużym oporem. Założyciel smartBusiness wyjaśnił całemu zespołowi, w jakim celu są mu potrzebne takie informacje i wszyscy zgodnie podjęliśmy decyzję, że warto korzystać z takiego rozwiązania.

Jak przeprowadziliśmy szkolenie z Clockify?

Osoba, która była odpowiedzialna za wdrożenie tego narzędzia, przeprowadziła dla całej firmy szkolenie, na którym krok po kroku wyjaśniła, w jaki sposób należy z niego korzystać. Dodatkowo, żeby uniknąć wszelkich niejasności, nagrała wideo instrukcje, którą zamieściliśmy na tablicy w Asana, do której każdy mógł wrócić w dowolnym momencie. 

Nagranie tego filmu znacznie ułatwiło nam wdrażanie nowych członków zespołu, ponieważ nie trzeba było robić dla nich indywidualnych szkoleń, tylko musieli oni obejrzeć zamieszczoną instrukcje podczas pierwszego dnia pracy.