Elektroniczny Obieg Dokumentów, Czyli Jak Skutecznie Zautomatyzować Procesy w Swojej Firmie

Czas czytania artykułu ok. 4 min 30 sek.

Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań, aby usprawnić prace administracyjne w firmie, jest elektroniczny obieg dokumentów. Oszczędność czasu i pieniędzy to dopiero wierzchołek góry lodowej korzyści, jakie może Ci przynieść wprowadzenie tego rozwiązania. Od kilku lat workflow przestał być dostępny tylko dla korporacji z ogromnym kapitałem. Rozwój technologii sprawił, że każda firma może sobie pozwolić na takie rozwiązanie.

Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

1. Całkowity czas procesowania faktury zmniejsza się nawet kilkukrotnie.
2. Możliwość zapłacenia nawet kilkudziesięciu faktur kilkoma kliknięciami.
3. Wyeliminowanie ryzyka związanych z utratą, bądź zniszczenia papierowych dokumentów.
4. Uwolnienie się od ogromnych ilości papierowych dokumentów w firmie.
5. Szybkość znajdowania faktur, bo wszystkie są w elektronicznym archiwum.
6. Łatwość sprawdzenia etapu, na którym znajduje się dokument.
7. Możliwość stworzenia szczegółowych raportów z przetworzonych dokumentów oraz z zintegrowanych systemów.
8. Mniej błędów oraz większa spójność informacji.
9. Łatwy dostęp do ogromnej ilości przetworzonych danych w czasie rzeczywistym 24h na dobę. 
10. Ułatwienia dla pracowników – szczególnie nowych – w zachowaniu ustalonych procedur działania oraz ich odpowiedzialność jest jasno określona.
11. Większe bezpieczeństwo danych oraz ochrona przed ich utratą.
12. Zwiększona kontrola i wzrost wydajność pracy.
13. Zoptymalizowanie wszystkich procedur.
14. Znaczne obniżenie kosztów oraz oszczędność czasu.
15. Łatwiejsze skalowanie biznesu.

Dlaczego zarządzanie przepływem informacji jest takie ważne?

1. Unikamy nieporozumień – każdy pracownik wie jakie zadania musi wykonać, ponieważ system uwzględnia poszczególne elementy, które muszą zostać zrobione.
2. Porządek w dokumentach – mamy szybki i łatwy dostęp do przetworzonych danych.
3. Koordynacja procesów – posiadamy wpływ na każdy element naszego biznesu.
4. Harmonogram pracy – możemy w realny sposób ocenić długość projektów, nad którymi pracujemy.
5. Dostęp do archiwum – mamy dostęp do ogromnej ilości danych z naszych przeszłych działań.

Elektroniczny obieg vs tradycyjny – liczby mówią same za siebie!

Czym się kierować przy wyborze odpowiedniego oprogramowania do workflow?

Szukając systemu dla swojej firmy, musisz wziąć pod uwagę listę rzeczy, które chcesz wdrożyć w swojej firmie. Dostępne na rynku rozwiązania mają podobne możliwości, dlatego najważniejszymi cechami są elastyczność systemu i możliwości jego rozbudowy. Sprawdź, czy rozważane przez ciebie oprogramowanie stale się rozwija i podlega modyfikacji. Kolejnym elementem, który trzeba wziąć pod uwagę, jest stopień skomplikowania systemu. 

Sprawdź koniecznie, z jakimi systemami zewnętrznymi jest zintegrowany określony workflow. Bardzo ważny jest odpowiedni przepływ informacji pomiędzy różnymi systemami, takimi jak CRM, ERP, czy Business Intelligence.

Pamiętaj jednak, że jest to tylko narzędzie, które daje wiele możliwości, ale tylko wtedy, kiedy wiesz, jak chcesz je wykorzystać. Efekty, jakie może przynieść Ci wybrany przez Ciebie system, będą w dużej mierze zależały od tego, jak zaplanujesz swój biznes i poszczególne procesy. Po wdrożeniu systemu przyglądaj się istniejącym procedurom i je optymalizuj.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie?

1. Ustal potrzeby swojej firmy i wypisz, w jaki sposób chcesz wykorzystać workflow.
2. Wybierz odpowiedni system oraz wykonawcę. Jest to bardzo istotny element, więc warto poświęcić na niego trochę czasu.
3. Poinformuj kluczowych pracowników o zmianach, jakie zachodzą w firmie i poproś ich o wsparcie w trakcie wdrożenia oprogramowania.
4. Przeszkol swoich pracowników i wytłumacz, w jaki sposób mają korzystać z nowego rozwiązania.

Elektroniczny obieg dokumentów to przyszłość, od której nie możesz uciec.

Tempo zmian i rozwój technologii jest błyskawiczny. Z każdym rokiem, firmy, które zwlekają ze wdrożenia takich rozwiązań IT, coraz bardziej oddalają się od konkurencji. Nie czekaj na moment kryzysowy w swojej firmie. Zaimplementuj najnowsze technologie w swoim biznesie już teraz, a sam będziesz zaskoczony rezultatami!