6 Etapów Do Efektywnego Monitorowania Działań w Swojej Firmie

W dużych przedsiębiorstwach analiza wszystkich działań jest fundamentem każdego działu w firmie. To na podstawie zebranych danych kierownicy podejmują kluczowe decyzje co do dalszego rozwoju biznesu. Posiadając odpowiednie informacje, zarząd o wiele skuteczniej może podejmować słuszne decyzje, które mają wpływ na przyszłość firmy. Niestety niewiele małych i średnich przedsiębiorstw zbiera odpowiednie dane i je analizuje.

Dlaczego przedsiębiorcy nie analizują swoich działań?

Oczywiście może na to wpływać bardzo dużo czynników, jednak zauważyliśmy, że najczęściej jest to spowodowane m.in. tym, że:

• narzędzia dostarczają zbyt dużo danych i przedsiębiorcy nie wiedzą co z nimi zrobić,
• nie widzą sensu analizowania swoich działań,
• mało osób lubi analizować zgromadzone informacje,
• niektórzy nie widzą zależności pomiędzy danymi,
• przedsiębiorcy nie wiedzą, od czego zacząć i z tego powodu nie rozpoczynają działań w tym kierunku,
• częściej skupiają się na analizowaniu swojej konkurencji zamiast na zbieraniu informacji o własnym przedsiębiorstwie.

Jesteśmy przekonani, że po przeczytaniu tego artykułu przekonasz się, że monitorowanie i analizowanie danych nie jest aż tak trudne i skomplikowane, jak mogłoby się wydawać na samym początku. Raz zaplanowany system zbierania danych w Twojej firmie będzie procentować już po kilku miesiącach. Szereg korzyści z monitoringu działań szybko zrekompensuje Ci czas, jaki poświęcisz na jego zaplanowanie i wdrożenie. Poniżej dowiesz się, jak krok po korku możesz zacząć zbierać informacje ze wszystkich obszarów w swoim biznesie.

Dlaczego warto analizować działania w przedsiębiorstwie?

• Szybko zobaczysz, czy zbliżasz się do zaplanowanych celów.
• Przedsiębiorcy mogą podejmować trafniejsze decyzje.
• Dane w jasny sposób pokazują, czy firma się rozwija
• Dzięki zdobytym informacjom możemy wywnioskować czy warto zacząć realizować kolejny projekt, czy w tym momencie powinniśmy szukać kolejnej osoby do zespołu, do którego obszaru firmy warto przeznaczyć więcej środków itp. 
• Właściciele zyskują większą kontrolę nad własną firmą.
• Szybko można określić jakie projekty przynoszą rzeczywistą wartość w przedsiębiorstwie.
• O wiele wcześniej można przewidzieć kryzys, który może dopaść firmę.
• Na bieżąco można reagować na zachodzące zmiany w firmie.
• Analizując dane, można zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy, rezygnując lub inwestując w odpowiednie projekty.

Korzyści oczywiście jest znacznie więcej. Wie to każda osoba, która już analizuje działania w swojej firmie. Niestety wiele przedsiębiorstw już wielokrotnie próbowało podjąć działania w tym kierunku, jednak trafiali oni na wiele przeciwności. 

Jak zacząć monitorowanie działań w firmie?

Sposób zbierania informacji w każdej firmie będzie wyglądał zupełnie inaczej, ponieważ wszystko zależy od branży, wielkości przedsiębiorstwa oraz stosowanych narzędzi w firmie. Jednak dla wszystkich biznesów jest kilka uniwersalnych etapów, które pomogą Ci przystąpić do monitorowania działań w swojej firmie. Dzięki nim dowiesz się jakie dane powinieneś analizować i do czego te informacje mogą się Tobie przydać.

1. Wyznacz cele do każdego obszarów swojego biznesu.

Nie ma sensu zbierać i analizować danych jeśli nie wiesz, po co masz je monitorować. Jeśli jasno określisz cele, to dzięki danym dowiesz się, czy się do nich zbliżasz, czy musisz podjąć inne działania, żeby je zrealizować. Dlatego wpisz najważniejsze obszary swojego biznesu np. sprzedaż, marketing, obsługa klienta, produkcja i dopisz do każdego z nich cele.

Pamiętaj, że cel musi być odpowiednio skonstruowany. Jeśli wyznaczysz sobie cel: “Chcę zwiększyć sprzedaż”, to on tak naprawdę nam nic nie mówi. W danym miesiącu pozyskasz 5 klientów i dla jednej firmy, która ma np. 20 stałych klientów może to być bardzo dużo, a dla przedsiębiorstwa, które ma podpisanych 2000 umów, to tragiczny wynik.

W internecie znajdziesz kilka metod na wyznaczanie celów. My polecamy wypróbować metodę SMART, która mówi, że cel powinien być:

• Skonkretyzowany (Specific) – jasno określ, czego dotyczy cel.
• Mierzalny (Measurable) – musi istnieć jakaś metoda jego pomiaru.
• Osiągalny (Achievable) – cel powinien być ambitny, ale realny.
• Istotny (Relevant) – określ jaką konkretną wartość wnosi dla organizacji.
• Określony w czasie (Time-bound) – wyznacz do kiedy ma być on zrealizowany. 

To jak powinien brzmieć prawidłowo skonkretyzowany cel? Wracając do naszego wcześniej przytoczonego przykładu celu sprzedażowego, to może on brzmieć następująco: “Do 1 stycznia 2021 roku podpiszemy X umów abonamentowych o łącznej wartości Y”. 

Teraz rozpisz cele według tego modelu do wszystkich obszarów swojej firmy 🙂

2. Rozpisz, które dane mogą mieć wpływ na realizację wyznaczonego celu.

Najlepiej jeśli podzielisz je według działów w firmie, a następnie dopisz do nich, jakie dane możesz pozyskać np.

• “Finanse” – wypisz sobie wszystkie źródła przychodów i kosztów stałych, jakie występują w firmie, sprawdź jakie są koszty zmienne i marża na każdym produkcie lub usłudze, którą sprzedaje Twoja firma.
• “Sprzedaż” – zastanów się, czy wiesz, ile klientów pozyskują poszczególni Twoi sprzedawcy, jaka jest średnia wartość zakończonych transakcji, jakie produkty/usługi są najczęściej kupowane, na jakich produktach/usługach najwięcej zarabiasz itp.
• “Marketing” – zapisuj, ile klientów dowiedziała się o Twojej firmie przez internet, zbierz dane, ile osób odwiedza Twoją stronę, na jakie zakładki na niej wchodzą, ile czasu tam spędzają, ile użytkowników lubi Twoje profile firmowe w social mediach, czy wchodzą w interakcję z zamieszczonymi postami itp.
• “Obsługa klienta” – jak szybko klienci uzyskują odpowiedzi na swoje pytania, jak oceniają Twoją obsługę klienta,  czy ich problemy zostały rozwiązane itp.
• “Produkcja” – ile jesteś w stanie wyprodukować produktów/zrealizować usług w ciągu miesiąca, ile czasu zajmuje członkom Twojego zespołu wyprodukowanie jakiegoś przedmiotu lub zrealizowanie konkretnej usługi itp.

To są tylko przykładowe obszary, które możesz mierzyć. Wszystko zależy od specyfiki rynku, na którym działa Twoja firma. Zastanów się, jakie są dla Ciebie najważniejsze informacje, które w znacznym stopniu wpływają na funkcjonowanie Twojej firmy.

3. Wypisz programy, z których uzyskasz potrzebne dane.

Kiedy dowiesz się, jakie informacje potrzebujesz, żeby zacząć analizować swoje dane, zastanów się, czy posiadasz do nich dostęp. Może się okazać, że aktualnie nie posiadasz odpowiednich narzędzi, dzięki którym możesz pozyskiwać dane, które ciebie interesują. Wtedy należy zastanowić się, jak możesz pozyskać potrzebne Tobie informacje.

4. WAŻNE! Rozpisz, jakie działania zostały podjęte w celu zrealizowania celu.

Jak już rozpoczniesz analizowanie danych, możesz zauważyć, że w danym okresie Twoja firma osiągnęła lepsze rezultaty niż w innych. Jednak jeśli to nie była kampania, która była od dawna planowana to prawdopodobnie nie będziesz w stanie określić jakie działania miały na to wpływ. 

Aby uniknąć takich błędów, przygotuj plik, w którym będziesz zapisywać kiedy oraz co zostało zrealizowane, aby osiągnąć wyznaczone cele. Jest to niestety najczęściej pomijany krok podczas monitoringu działań. 

Pamiętaj, żeby nie wykonywać zbyt wielu różnych działań w tym samym czasie, ponieważ nie będziesz miał pewności, które z nich przyniosły Ci realną wartość. Chyba że program do analizy, z którego korzystasz, potrafi precyzyjne określić, jakie cele zostały zrealizowane przy pomocy konkretnych kanałów lub określonych kampanii. Jednak z tym trzeba być ostrożnym, ponieważ może się zdarzyć, że klient zetknął się z kilkoma różnymi kampaniami, a zrealizował zakup tylko w jednej z nich. W taki wypadku konwersja będzie przypisana do tej, gdzie został dokonany zakup, jednak ta kampania prawdopodobnie sama nie byłaby w stanie wygenerować sprzedaży. Dlatego wynik w tym przypadku będzie nieprecyzyjny.

5. Wyznacz osoby, które będą odpowiedzialne za przygotowywanie raportów.

Możesz to być Ty, Twój pracownik lub kierownicy działów. Wszystko zależy od tego, jaką posiadasz strukturę w firmie. Tak jak wcześniej zostało wspomniane, powinni oni wyznaczyć cel, określić dane, które wpływają na jego realizację, znaleźć narzędzia, które pomogą im wyciągnąć takie informacje oraz powinni rozpisać, jakie działania zostały w tym okresie wykonane.

6. Wyznacz dzień, w którym będziesz analizował rezultaty swoich działań.

• “Finanse”

Naszym głównym narzędziem do mierzenia kosztów w firmie jest smartControl. Daje nam pełny wgląd do stworzonych przez nas rodzajów kosztów. Możemy dowolnie operować danymi, które chcemy przejrzeć. Jeśli chcemy zobaczyć, z czego wynikają poszczególne koszty, to korzystamy ze smartFlow, gdzie mamy wszystkie faktury kosztowe. (Jak dokładnie działa smartControl przeczytasz TUTAJ). Na koniec miesiąca generujemy raporty do Arkusza Google, gdzie zestawiamy je z przychodami firmy oraz prognozą finansową, a następnie analizujemy odchylenia i co miało na nie wpływ.

• “Marketing” 

Korzystamy z wielu narzędzi marketingowych i większość z ich posiada swój wewnętrzny system do analizowania. W tym dziale w szczególności trzeba ustalić, jakie dane faktycznie są dla nas najważniejsze. W tym celu stworzyliśmy Arkusz Google Sheets, w którym wypisaliśmy obszary, które w szczególności chcemy mierzyć. Po lewej stronie zamieszczamy wszystkie czynności promocyjne, które wykonaliśmy w danym miesiącu, a po prawej najważniejsze dane z obszarów, które nas najbardziej interesują.

1. Strona www

Głównym narzędziem do zbierania danych jest Google Analytics. Daje nam wgląd do bardzo szczegółowych informacji, ale my wybraliśmy kilka najważniejszych, które chcemy ze sobą porównywać. Warto również ustawić sobie cele, które ma mierzyć Google Analytics. Dzięki temu automatycznie generują nam się dane czy udało nam się zrealizować nasze cele marketingowe. 

 2. Social media

Posiadamy wiele kont firmowych w różnych social mediach, jednak naszym głównym kanałem komunikacyjnym jest Facebook. Posiada on wewnętrzny system do analizowania działań, jakie zostały podjęte na fanpage. 

3. Mailing

Co tydzień wysyłamy newsletter do naszej bazy mailingowej. Korzystamy z systemu Activecampaign, który daje nam wgląd do danych, do ilu osób został wysłany mailing, ile osób otworzyło maile oraz czy kliknęli w zamieszone linki.

4. Content

Co miesiąc spisujemy, ile w tym miesiącu wyprodukowaliśmy wpisów blogowych, wideo oraz innych materiałów edukacyjnych.

5. Reklamy

Korzystamy głównie z Facebook Ads oraz czasami z Google Ads. Oba systemy zapewniają nam dostęp do szczegółowych informacji odnośnie przeprowadzonych kampanii. Notujemy wszystkie najważniejsze dane oraz spisujemy wnioski. 

Oczywiście to tylko kilka narzędzi, z których korzystamy w naszej codziennej pracy. Ale tak jak wcześniej wspomnieliśmy, jest to bardzo ważne, żeby spośród wszystkich danych wybrać te najważniejsze, które chcemy na bieżąco porównywać z poprzednimi miesiącami. Raz na jakiś czas generujemy raporty również z dodatkowych social mediów oraz innych narzędzi kiedy chcemy sprawdzić jakieś zależności.

• “Obsługa klienta”

Bardzo dużą uwagę zwracamy na doświadczenia klientów z naszą firmą, jednak niestety bardzo ciężko jest zmierzyć ten obszar (o tym jakich narzędzi stosujemy do lepszej obsługi klienta, przeczytasz TUTAJ). Po każdym zgłoszeniu prosimy o opinię, czy problem został rozwiązany, jak oceniają jakość obsługi itp. Sprawdzamy również, w jakim czasie odpowiedzieliśmy na zadane pytanie.

Co kilka miesięcy wysyłamy do naszych stałych klientów bardziej szczegółową ankietę z prośbą o ocenę smartBusiness, naszych rozwiązań oraz jakości obsługi, jaką oferujemy. Dużo informacji można otrzymać również z zamieszczonych komentarzy w social mediach oraz dodanych recenzji/opinii na różnych kanałach.

Warto dodatkowo skorzystać z narzędzi do monitoringu internetu. My korzystamy z Brand24. Dzięki takim rozwiązaniom możemy sprawdzić wszystkie wzmianki o naszej firmie w internecie.

• “Produkcja”

Każdy z naszego zespołu korzysta z narzędzia do mierzenia czasu pracy Clockify (jak prawidłowo mierzyć czas pracy możesz przeczytać TUTAJ). Dzięki temu wiemy, ile czasu zajmuje nam wykonanie konkretnych czynności i wiemy, czy posiadamy odpowiednią ilość zasobów do kolejnych projektów. Dodatkowo jeśli chcemy sprawdzić szczegółowe informacje na temat konkretnych zadań, które wykonaliśmy w danym okresie, to sprawdzamy je w naszym programie do zarządzania projektami i zadaniami Asana (O tym, jak efektywnie zarządzać projektami przeczytasz TUTAJ)

Istnieje wiele sposobów, w jaki można zbierać dane i analizować działania w firmie. Pamiętaj, że nie ważne, z jakich narzędzi czy metod korzystasz najważniejsze, żeby to robić w sposób systematyczny i rzetelny. Jesteśmy przekonani, że po przeczytaniu tego artykułu widzisz wartość z analizowania danych, a dzięki naszym wskazówkom z łatwością wdrożysz swój własny system do swojej firmy. Daj znać w komentarzu, z jakich narzędzi do analizy korzystasz w swojej firmie i podziel się swoimi doświadczeniami z tego obszaru! 🙂