Zaznacz stronę

Praca zespołowa na dokumentach online, jeszcze nigdy nie była taka prosta. Dzięki aplikacjom zawartym w G Suite takim, jak Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google możesz sprawnie wprowadzać w nich zmiany z całym zespołem w czasie rzeczywistym. Dodatkowo są one wyposażone w opcje, które ułatwiają pracę zdalną oraz posiadają wiele integracji z pozostałymi programami.

Korzyści ze stosowania Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google.

Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google są wyposażone w szereg opcji i funkcjonalności, dzięki którym praca na plikach została wzniesiona na zupełnie nowy poziom. Dzięki nim wszystkie Twoje dane zostają zapisane w czasie rzeczywistym i możesz na nich pracować, nawet nie mając dostępu do internetu. Masz do nich dostęp 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca na świecie. Posiadasz pełną kontrolę nad ich udostępnianiem innym osobom oraz dzięki niezwykłym funkcjonalnością praca zespołowa jeszcze nigdy nie była taka efektywna.

Masz dostęp do wielu opcji, które pozwalają Ci dowolnie edytować i formatować tekst. Możesz do nich swobodnie dodawać różnego rodzaju załączniki m.in. pliki, zdjęcia, tabele. Są one ściśle zintegrowane ze wszystkimi aplikacjami G Suite oraz z wieloma innymi programami zewnętrznymi. Możesz dodawać do nich wiele rozszerzeń, a lista dodatkowych narzędzi jest bardzo długa.

W tym artykule dowiesz się o wspólnych funkcjach, które ułatwią Ci pracę na Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google. Powyższe aplikacje zostały szczegółowo omówione w poniższych artykułach:

Budowa widoku Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google.

Składają się one z górnej sekcji, prawej kolumny oraz głównej zawartości. 

W górnej sekcji mamy największą ilość opcji i funkcjonalności. To właśnie one pozwalają nam edytować i zarządzać całym plikiem. 

  • Logo Dokumentów, Arkuszu lub Prezentacji Google – znajduje się w lewym górnym rogu. Po jego kliknięciu zostaniemy przeniesieni do okna, w którym znajdują się wszystkie tego typu pliki, które utworzyliśmy. Możemy je tutaj dowolnie sortować lub skorzystać z gotowych szablonów dokumentów (ewentualnie je wgrać).
  • Nazwa pliku – możemy ją w każdej chwili zmienić.
  • Oznaczenie gwiazdką – jeśli skorzystamy z tej opcji, będzie można później szybko znaleźć ten plik na Dysku Google w sekcji “Oznaczone gwiazdką”.
  • Przenieś – tutaj możemy zmienić lokalizację pliku.
  • Zobacz stan dokumentu – możemy się upewnić, czy wszystkie zmiany zostały prawidłowo zapisane.
  • Panel aktywności – edytorzy dokumentu mogą zobaczyć Twoją historię wyświetlania tego pliku.
  • Otwórz historię komentarzy – możemy sprawdzić wszystkie dodane komentarze w pliku.
  • Udostępnij – dzięki temu przyciskowi możemy szybko udzielić innym użytkownikom dostęp do naszego pliku.
  • Ikona użytkownika – widzimy na jakim koncie Google jesteśmy zalogowani i możemy z tego miejsca szybko przejść do zarządzania naszym kontem.
  • Menu – pozwala nam dowolnie modyfikować i zarządzać danym dokumentem.
  • Ikony – umożliwiają nam szybką edycję tekstu i dokumentu.

Górny pasek w Dokumentach Google
Górny pasek w Arkuszu Google
Górny pasek na Prezentacja Google

W prawej kolumnie znajdziemy ikony do pozostałych aplikacji Google. Możemy np. szybko sprawdzić nasz kalendarz, dodać notatkę lub wpisać zadanie do wykonania. 

Na środku ekranu widzimy główną zawartość Dokumentu, Arkusza lub Prezentacji Google. Możemy dodatkowo zarządzać treścią poprzez kliknięcie prawego przycisku myszy. Dzięki temu mamy szybki dostęp do najważniejszych funkcji z górnej sekcji.

Interfejs Dokumenty Google
Interfejs Arkusze Google
Interfejs Prezentacje Google

Bardzo przydatne funkcje w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google.

Tak jak wcześniej wspomnieliśmy aplikacje od Google posiadają wiele przydatnych funkcjonalności, które mogą się nam przydać w codziennej pracy. Poniżej wybraliśmy 4 najciekawsze pozycje. Są one niezwykle użyteczne w codziennej pracy, a korzysta z nich bardzo mało użytkowników.

Szablony.

Jeśli pracujesz w jakiejś organizacji, to na pewno będziesz korzystał z tej funkcji wielokrotnie. Dzięki temu nie musisz od początku tworzyć jakiegoś pliku. Wystarczy, że stworzysz go raz, a następnie zapiszesz go jako szablon. Może to być np. budżet, oferta dla klienta, czy formularz zamówień.

Aby użyć lub przesłać swój szablon wejdź na: Dokumenty, Arkusze, Prezentacje lub Formularze Google. Następnie kliknij przycisk “Galeria szablonów”, która znajduje się w prawym górnym rogu. W tamtym miejscu możesz kliknąć nazwę swojej organizacji i przesłać własny szablon lub wejść w zakładkę “Ogólne” i wybrać gotowy plik.

Szablony Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google

Komentowanie.

Jest to bardzo przydatna funkcja kiedy na jednym pliku pracuje kilka osób jednocześnie. Dzięki temu możemy dodać uwagi do wybranego fragmentu. Mamy możliwość oznaczenia danej osoby za pomocą @. Otrzyma ona wtedy powiadomienie mailowe. Dzięki temu mamy pewność, że zobaczy on/a zamieszczony komentarz. Możemy również skorzystać z opcji “Przypisz do użytkownika”, która powoduje, że wybrana osoba będzie odpowiedzialna za wykonanie jakiegoś zadania.

Aplikacje Google są również wyposażone w przycisk “Otwórz historię komentarzy”, dzięki której możemy zobaczyć wszystkie dodane komentarze w danym pliku. Widzimy, kto dodał komentarz oraz czas jego zamieszczenia. Dodatkowo możemy sprawdzić jakie akcje zostały podjęte w związku z nim.

Oczywiście na każdy dodany komentarz możemy odpowiedzieć lub oznaczyć dyskusję jako zakończoną i go ukryć. Możemy również edytować dodany komentarz, usunąć go lub skopiować do niego link, aby wybrać określonej osobie, jeśli nie wie, o który komentarz nam chodzi.

Komentarze - Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google

Historia zmian.

Bardzo przydatną funkcją jest “Historia zmian”. Dzięki temu wiemy kto, kiedy i w jakim miejscu dokonał zmian w tekście. W każdej chwili możemy wrócić do poprzedniej wersji. Aby ułatwić przemieszczanie się pomiędzy nimi, możemy nadawać im nazwę. Możemy również szybko utworzyć nowy dokument z daną wersją, klikając “Utwórz kopię”.

Historia zmian w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google

Wyszukiwanie słów oraz opcja “Znajdź i zmień”.

W każdym pliku Google możesz szybko znaleźć fragment z wybranym słowem. Możesz to zrobić, wpisując skrót klawiszowy Ctrl + F (⌘ + F na Macu). W tym momencie pojawi się Tobie okienko, w którym możesz wpisać słowo, które Ciebie interesuje. Wybrane słowo zostaje zaznaczone w tekście. Możesz się szybko przemieszczać między nimi za pomocą strzałek. Dodatkowo obok widzisz, ile słów kluczowych znajduje się tekście.

Możesz również kliknąć “Więcej opcji”. Wtedy zostaniemy przeniesieni do nowego okna “Znajdź i zamień”. Możemy tam również wejść z zakładki “Edytuj” lub przyciskając Ctrl + H (⌘ + H na Macu). Dzięki tej funkcjonalności możemy zamienić wpisane słowo kluczowe na inne np. jeśli chcemy, żeby zamiast słowo skrzynka pocztowa pojawiała się skrzynka mailowa. Dzięki nie musimy przeszukiwać całego tekstu i zamieniać ręcznie wybranych słów.

Jeśli chcesz doprecyzować wyszukiwanie, możesz również skorzystać z takich opcji:

  • Uwzględniaj wielkość liter – uwzględnia tylko słowa z tą samą wielkością liter.
  • Dopasuj całą zawartość komórki – wyszukuje komórki, których zawartość jest taka sama zgodnie ze słowem kluczowym.
  • Szukaj, używając wyrażeń regularnych – uwzględnia wyłącznie komórki, które pasują do określonego wyrażenia.
  • Szukaj też w formułach – szuka w wyszukiwaniu formuły.

Można również wyszukiwać i zamieniać teksty za pomocą tak zwanych wyrażeń regularnych. Więcej na ten temat znajdziesz TUTAJ. Poniżej znajdują się najczęściej stosowane wyrażenia regularne.

Znajdź i zamień w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google

Narzędzia Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google.

Aplikacje od Google są wyposażone w kilka bardzo przydatnych narzędzi, które mogą nam znacznie ułatwić codzienną pracę.

  • Pisownia i gramatyka – dzięki tej opcji Google wskaże nam, gdzie mogą być błędy w pisowni oraz gramatyce. Dodatkowo zasugeruje nam prawidłową ich wersje. Mamy możliwość dodawania własnych słów do tak zwanego słownika osobistego. Dzięki temu te słowa nie będą podkreślane i uznawane za nieprawidłowe.
  • Słownik – pokazuje nam znaczenie danego słowa, jego odmiany, zastosowanie itp. Niestety ta opcja działa aktualnie tylko w języku angielskim.
  • Połączone obiekty – możemy sprawdzić wszystkie połączone elementy w dokumencie.
Narzędzia w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google
  • Pisanie głosowe – jest to bardzo przydatna opcja, dla które osób wolą wymawiać swoje myśli niż je pisać. W trakcie pisania możemy również dodawać znaki interpunkcyjne, używając takich zwrotów: kropka, przecinek, wykrzyknik, znak zapytania, nowy wiersz, nowy akapit. Można również używać poleceń do edytowania i formatowania tekstu, jednak ta opcja jest dostępna tylko w języku angielskim. Aby mieć do niej dostęp należy zmienić język konta i dokumentu na angielski. TUTAJ znajdziesz frazy dzięki, którym możesz formatować i edytować tekst.
  • Edytor skryptów – warto skorzystać z tego rozszerzenia, kiedy w G Suite Market nie znajdziesz wtyczki o konkretnych funkcjonalnościach. Google Apps Script pozwoli Ci napisać własne rozwiązanie dla aplikacji Google.
  • Ustawienia – możemy w nich określić, czy ma być używany cudzysłów drukarski, automatyczne wykrywanie linków i listy, sugerowanie kontaktów w komentarzach, pokazywanie sugestii Inteligentnego tworzenia wiadomości oraz pokazywanie szczegółów linku. Można również zmienić i ustawić tak zwane “Zamienniki”.
  • Ustawienia ułatwień dostępu – w tym miejscu można włączyć obsługę lupy oraz czytnika ekranu. Ta druga opcja jest potrzeba do obsługi alfabetu Braille’a i powiadomień od współpracowników.
  • Panel aktywności – narzędzia Google umożliwiają nam wgląd do bardzo szczegółowych danych i statystyk w plikach. Możemy sprawdzić dla kogo jest udostępniony plik oraz kiedy go ostatni raz wyświetlali użytkownicy, ile osób, w jakich dniach oglądały plik, jak wyglądają trendy odnośnie komentarzy oraz mamy wgląd do historii udostępnień. W tym panelu zmienić ustawienia konta i dokumentu poprzez włączenie lub wyłączenie pokazywanie historii wyświetlania plików.

Udostępnianie i przesyłanie Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google.

Dokumenty Google można udostępniać i przesyłać na wiele sposobów. Klikając przycisk “Plik” możesz skorzystać z jednej z poniższych opcji:

  • Udostępnij  – możesz dać uprawnienia konkretnym osobom lub wysłać im link do pliku. Szerzej o opcji udostępniania pisaliśmy TUTAJ.
  • Wyślij e-mailem jako załącznik – możesz przesłać mailem treść całego dokumentu lub w postaci załącznika w formie PDF-u, RTF-u, ODF-u, HTML-u, Microsoft Wordu lub zwykłego tekstu.
  • Opublikuj w internecie – kiedy to zrobisz, każdy będzie miał do niego wgląd. Możesz go umieścić na stronie lub udostępnić do niego link.
  • Wyślij e-maila do współpracowników – w ten sposób można szybko poinformować osoby, które pracują na tym pliku o jakichś ważnych zmianach za pomocą maila.
  • Udostępnij w trybie offline – dzięki tej opcji możemy pracować na plikach nawet jeśli nie mamy dostępu do internetu. Aby mieć taką możliwość, dodaj rozszerzenie do przeglądarki Chrome “Dokumenty Google offline”, a następnie wejdź na https://drive.google.com/drive/my-drive i w sekcji Offline zaznacz pole “Twórz, otwieraj i edytuj pliki w trybie offline”.
Udostępnij w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google

Dodatki i pomoc w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google.

W każdym Dokumencie, Arkuszu i Prezentacji mamy dostęp do zakładek dodatki i pomoc.

  • Pobieranie i zarządzanie dodatkami – korzystając z tych aplikacji mamy możliwość zainstalowania kilkuset wtyczek z G Suite Marketplace.
  • Pomoc do dokumentów – możemy szybko znaleźć odpowiedź na pytanie.
  • Szkolenia – zostaniemy przeniesieni do Centrum edukacji G Suite, gdzie możemy poczytać o wszystkich funkcjonalnościach aplikacji, z której aktualnie korzystamy.
  • Aktualizacje – sprawdzisz tutaj listę wszystkich aktualizacji i nowych funkcji w aplikacjach od Google. 
  • Zgłaszanie problemów i nadużyć – możemy tutaj zgłosić wszystkie problemy i nadużycia, jakie napotkaliśmy.
  • Skróty klawiszowe – jeśli lubisz poruszać się po aplikacjach Google za pomocą klawiatury to sprawdź dostępne skróty klawiszowe.
Pomoc w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google
Dodatki w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google

Podstawowe opcje i edycje Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google.

Oczywiście Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google są wyposażone w podstawowe funkcjonalności, które pozwalają nam na swobodną pracę. Możemy dowolnie edytować pliki. Cofać i ponawiać zmiany, które dokonaliśmy w dokumencie. Wklejać, wycinać, kopiować i usuwać zawarty w nim tekst. Przydatnymi opcjami są również “Zaznacz wszystko”, dzięki czemu zaznaczymy cały tekst w dokumencie oraz “Wklej bez formatowania”. W ten sposób dodamy dowolny tekst i sformatujemy go według własnych potrzeb.

Oczywiście możemy szybko utworzyć nowy plik, otworzyć już istniejący, utworzyć jego kopię lub zmienić jego nazwę. Pliki można eksportować w wielu formatach. Zarówno w Prezentacjach i Arkuszach Google możemy importować wcześniej przygotowane pliki.

Klikając przycisk “Plik” możemy szybko zmienić jego lokalizację za pomocą opcji “Przenieś” lub dodać skrót do dysku. W tym samym miejscu możemy również sprawdzić szczegóły dokumentu, wydrukować go lub usunąć.

Podstawowe opcje w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google
Edycja w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google

Integracje i aplikacje mobilne Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google.

Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google, jak wszystkie aplikacje od G Suite posiadają mnóstwo integracji z zewnętrznymi programami i rozszerzeniami. Warto również wypróbować połączenia pomiędzy aplikacjami za pomocą narzędzi takich, jak Zapier. Dzięki temu można zautomatyzować wiele procesów. 

Z Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google można korzystać z przeglądarki internetowej (zalecana Chrome). Posiadają one również aplikacje mobilne na Androida i iPhone.

Równoległe korzystanie z tych wszystkich aplikacji sprawia, że mamy dostęp narzędzi, które mogą nam nie tylko usprawnić pracę zespołową, ale również funkcjonowanie całego biznesu. G Suite jako jedyny na rynku posiada tak elastyczne aplikacje, które posiadają tak wiele dodatków i integracji. Dzięki temu możesz dostosować je do potrzeb swojej firmy. 

Szukaj

Kategorie

Newsletter

Zapisz Się Na Newsletter i Odbierz E-booka!

Zapisując się na newsletter, co tydzień otrzymasz od nas wiadomości, w jaki sposób możesz usprawnić swój biznes dzięki G Suite!

Najnowsze wpisy

12 Powodów, Dla Których Warto Zacząć Pracę Na G Suite

12 Powodów, Dla Których Warto Zacząć Pracę Na G Suite

Czas czytania artykułu ok. 5 min 30 sek.1. Dlaczego warto korzystać z rozwiązań chmurowych? 2. Dlaczego w smartBusiness korzystamy z G-Suite? - Czym jest G-Suite? - Co zawiera G-Suite? - Dlaczego warto korzystać z Gmaila dla firm? - Jak my wykorzystujemy G-Suite w...

15 Funkcji, Jak Efektywniej Korzystać z Gmaila

15 Funkcji, Jak Efektywniej Korzystać z Gmaila

Czas czytania artykułu ok. 5 min 30 sek.1. Dlaczego warto uporządkować swoją skrzynkę mailingową? 2. Jakie błędy popełniają użytkownicy, korzystając ze skrzynek mailingowych? 3. Na jakie pytania warto sobie odpowiedzieć przed organizacją skrzynki mailingowej? 4. Od...

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły