Zaznacz stronę

Komunikatory internetowe zyskują coraz większą popularność na całym świecie. Pozwalają one na o wiele szybszą komunikację niż wysyłanie np. maili, czy SMS-ów. Są one również idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą usprawnić komunikację w swojej organizacji. G Suite systematycznie dodaje aplikacje oraz ulepszenia do aktualnych systemów, aby jak najbardziej ułatwić współpracę zespołów. W tym celu powstał Google Chat.

Główne korzyści z wykorzystania Google Chat, jako komunikatora firmowego.

Google Chat to komunikator internetowy, który jest częścią pakietu G Suite. Jest on świetnym wyborem dla osób, którym zależy na sprawnej komunikacji z zespołem. Dlatego poza tradycyjnym oknem czatu, użytkownicy mogą również tworzyć specjalne grupy konwersacyjne oraz pokoje. 

Dodatkowym atutem tego komunikatora internetowego jest integracja ze wszystkimi aplikacjami z pakietu G Suite. Dzięki temu bez problemu można przesyłać pliki z Dysku Google, współpracować z zespołem nad Dokumentami, Arkuszami i Prezentami Google w czasie rzeczywistym. Można również bez problemu zorganizować wideokonferencję poprzez Google Meet. 

Ciekawą opcją są również Boty wewnątrz Google Chat, które mogą znacznie ułatwić codzienną pracę poprzez usprawnienie niektórych czynności. Google stawia nacisk na bezpieczeństwo danych użytkownika we wszystkich swoich systemach, również w Google Chat. 

Google Chat, a Google Hangouts oraz użytkownicy spoza organizacji.

Dostęp do Google Chat posiadają osoby, które korzystają z pakietu G Suite. Otrzymali do niego dostęp prawdopodobnie w pracy, szkole lub innej organizacji. Jeśli ktoś korzysta z konta osobistego, które zazwyczaj kończy się na @gmail.com to prawdopodobnie korzysta z bezpłatnej aplikacji Hangouts. Różnią się one głównie funkcjonalnością oraz zakresem ochrony danych. Google Chat posiada o wiele więcej opcji i możliwości od Hangouts. 

Za pomocą Google Chat można komunikować się z osobami spoza organizacji oraz użytkownikami, którzy korzystają z Google Hangouts. Takie osoby są wtedy oznaczane na Twojej liście kontaktów “Z zewnątrz”.

Przed rozpoczęciem konwersacji muszą oni przyjąć Twoje zaproszenie. Nie mogą być oni zapraszani do czatów grupowych, a w pokojach mogą uczestniczyć wyłącznie jeśli podczas jego tworzenia zaznaczyliśmy opcję “Pozwalaj dołączać osobom spoza Twojej organizacji “. Jednak nawiązywanie kontaktów z osobami spoza organizacji jest możliwe wyłącznie gdy zezwala na to organizacja. 

Obsługa i funkcjonalności Google Chat.

Podczas pierwszego logowania zachęcamy do dodania swojego zdjęcia profilowego i ustawienie nazwy użytkownika, żeby ułatwić komunikację z całym zespołem. Aby to zrobić, należy się zalogować na konto Google i kliknąć sekcję “Dane osobowe”.

Google Chat - Dodanie zdjęcia profilowego

W Google Chat w głównym panelu zobaczysz kilka charakterystycznych ikon.

Google Chat - Interfejs
Google Chat - Ikony

1. Wyszukiwarka Google Chat.

Wszyscy wiedzą, że Google posiada algorytmy, które pozwalają na błyskawiczne wyszukiwanie wpisanych przez nas fraz. Świetnie się to spisuje również w Google Chat, kiedy chcemy szybko znaleźć dany wątek lub plik. Jeśli nie pamiętamy nazwy pliku, to można go wyszukać, wybierając typ przesłanego pliku lub poprzez wybór osoby, do której go przesłaliśmy

Google Chat - Wyszukiwanie po typach plików

2. Powiadomienia z Google Chat.

Oczywiście mamy pełną kontrolę nad otrzymywanymi powiadomienia od Google Chat. Aby je skonfigurować, kliknij zębatkę w prawym górnym rogu i wybierz “Ustawienia”. W panelu możesz zdecydować czy chcesz widzieć: 

  • Wszystkie wiadomości, 
  • Nowe wątki, wątki obserwowane przeze mnie i czaty,
  • Wątki obserwowane przeze mnie i czaty
  • Tylko @wzmianki i czaty
  • Wył.
Google Chat - Powiadomienia

Dzięki temu masz pełną kontrolę, jakie wiadomości otrzymasz na komputerze, telefonie oraz w mailu. Dodatkowo masz możliwość wyłączenia powiadomień przy każdym czacie i pokoju.

Google Chat - Wyłącz powiadomienia

Jeśli nie chcesz, żeby rozpraszały Cię powiadomienia, ponieważ pracujesz nad ważnym projektem, to warto skorzystać z opcji chwilowego ignorowania powiadomień. Możesz ustawić czas, po jakim czasie ponownie będziesz je otrzymywał/a.

Google Chat - Ignorowanie powiadomień

3. Przesyłanie opinii i inne aplikacje Google.

Google Chat błyskawicznie się rozwija i dodawane są nowe funkcjonalności, aby użytkownikom lepiej się korzystało z dostępnych aplikacji. Google zachęca wszystkie osoby, które korzystają z czatu z pakietu G Suite o przesyłanie informacji zwrotnych, aby lepiej dostosować Google Chat do ich potrzeb. Można to zrobić klikając w ikonę “Opinie”, która znajduje się w prawym górnym rogu.

Tak jak wcześniej wspomnieliśmy w artykule Google Chat jest ściśle zintegrowany ze wszystkimi aplikacjami z pakietu G Suite. Dlatego bardzo łatwo przemieszczać się pomiędzy systemami klikając w ikonę “Aplikacje Google”, która również znajduje się w prawym górnym rogu.

4. Funkcjonalności w Google Chat.

Oczywiście Google Chat poza zwykłą wymianą wiadomości, pozwala na dodatkowe akcje, które ułatwiają codzienną komunikację. Przy oknie pisania wiadomości możemy:

  • Dodać emotikonę.
  • Przesłać plik z komputera.
  • Przesłać pliki, które są zamieszczone na Dysku Google.
  • Rozpocząć wideo rozmowę dzięki Google Meet.
  • Wpisując @, a następnie imię i nazwisko użytkownika możemy go oznaczyć w wysłanej wiadomości. W ten sam sposób można rozpocząć interakcję z botem.
  • W niektórych czatach może również pojawić się  dodatkowa ikona, która pozwala na włączanie i wyłączanie historii czatu. Jeśli ją wyłączymy, to wysyłane wiadomości znikną po 24 godzinach. Czy ta opcja będzie dostępna zależy od Administratora G Suite.
Google Chat - Ikony w czacie

Jak już wiadomość została wysłana to mamy możliwość wykonania kilku dodatkowych interakcji:

  • Jeśli my wysłaliśmy wiadomość, to możemy dodać do niej emotikonę, przekazać do skrzynki mailowej (jest to bardzo przydatna opcja, jeśli nie chcemy zapomnieć o jakimś wątku), edytować tę wiadomość lub ją usunąć.
Google Chat - Dodatkowe akcje 2
  • Jeśli ktoś wysłał do nas wiadomość, to możemy jedynie zareagować na nią, dodając emotikonę lub przekazać ją do skrzynki mailowej (Wiadomość powinna trafić maksymalnie w ciągu 2 minut na naszą skrzynkę odbiorczą. Przekazany e-mail zawiera 4 poprzednie wiadomości w wątku. Jeśli skorzystasz z dodatkowej opcji i wyłączysz historię czatu, to wysłana wiadomość będzie nadal dostępna w skrzynce mailowej).
Google Chat - Dodatkowe akcje

5. Dodatkowe opcje czatu z użytkownikiem, czatem grupowym i pokojem.

Wchodząc w czat z użytkownikiem, czatem grupowym lub w pokój, mamy dostęp do kilku dodatkowych opcji, możemy:

  • Sprawdzić kto jest członkiem danej konwersacji. Z tamtego miejsca można dodać osoby do pokoju. W przypadku czatu i czatu grupowego zostanie utworzony nowy czat z dodaną osobą.
  • Można dodać bota.
  • Rozpocząć nowy czat.
  • Edytować nazwę pokoju i emotikon.
  • Zarządzać webhookami
  • Jeśli chcemy wyróżnić jakiś czat lub pokój, ponieważ często z niego korzystamy, a nasza organizacja jest rozbudowana, warto oznaczyć je gwiazdkę, żeby mieć do nich szybszy dostęp.
  • Wyłączyć powiadomienia o każdej przychodzącej wiadomości poza tymi gdzie jesteśmy bezpośrednio oznaczeni za pomocą @.
  • Jeśli z jakichś powodów chcemy nie chcemy otrzymywać od danej osoby wiadomości należy kliknąć “Zablokuj”. Należy pamiętać, że dalej możesz utrzymywać z tym użytkownikiem kontakt za pomocą czatu grupowego lub pokojów, ponieważ tam blokada nie działa. Dana osoba widzi, że została zablokowana, a jeśli jest członkiem twojej organizacji, możesz sprawdzić, czy jest dostępna, czy nie. Podczas blokady nie możecie usuwać, ani edytować wcześniej wysłanych do siebie wiadomości. Jeśli chcesz cofnąć blokadę to w tym samym miejscu pojawi się opcja “Odblokuj”.
  • Kolejną opcją jest ukrycie rozmowy, które powoduje usunięcie Twojej kopii rozmowy z głównego widoku Google Chat. Należy pamiętać, że konwersacja nie zostanie usunięta z widoku pozostałych użytkowników. Jeśli po jakimś czasie ponownie zaczniesz czatować z tym samym użytkownikiem lub grupą, to  historia czatu znów będzie widoczna (jeśli jest włączona).
  • Możesz również usunąć rozmowę, co spowoduje trwałe usunięcie Twojej kopii historii konwersacji, jednak inni uczestnicy dalej będą ją widzieć. Pamiętaj, że możesz usunąć całą historię rozmowy z wybranym użytkownikiem, ale nie możesz usuwać historii rozmów grupowych z 2 lub większą liczbą uczestników.
Google Chat - Powiadomienia Czat
Google Chat - Powiadomienia Czat Grupowy
Google Chat - Powiadomienia pokój

6. Sposoby korzystania z Google Chat.

Z Google Chat można korzystać:

  • W przeglądarce internetowej (zalecana Chrome).
  • Z desktopowej aplikacji, którą można zainstalować na komputerze (po zalogowaniu się na Google Chat (Hangouts) klikamy w ustawienia, a następnie Zainstaluj aplikację Google Chat.
Google Chat - Instalacja wersji desktopowej
  • Polecamy zainstalować wersję mobilną Google Chat . Można to zrobić na telefonie za pośrednictwem Google Play lub AppStore.
  • Warto również wspomnieć, że można korzystać z Google Chat bezpośrednio ze skrzynki mailowej w Gmailu. Należy zalogować się na Gmaila, kliknąć zębatkę w prawym górnym rogu, następnie “Zobacz wszystkie ustawienia” i wybrać sekcję “Czat i spotkanie”, a na końcu włączyć odpowiednie opcje i zapisujemy zmiany (Ta opcja jest dostępna, jeśli Twoja organizacja na to zezwala).
Google Chat - Ustawienia w Gmailu

Google Chat może się znajdować po prawej lub po lewej stronie w naszym Gmailu. Można to zmienić w tym samym miejscu przechodząc do sekcji “Zaawansowane”.

Google Chat - Położenia czatu w Gmailu

Różnice pomiędzy rozmową grupową a pokojami.

Jeśli chcesz jednocześnie porozmawiać z kilkoma osobami ze swojego zespołu, to warto skorzystać z rozmów grupowych lub utworzyć oddzielny pokój. Jakie są różnice pomiędzy nimi i czym się charakteryzują.

Google Chat - Różnice pomiędzy czatem grupowym a pokojami

Jak widać, pokoje są o wiele bardziej elastyczne niż czaty grupowe. Pokoje są częściej wykorzystywane do stałych projektów lub działów organizacji, zaś czaty grupowe do szybkiego rozwiązania jakiegoś problemu. 

W pokojach użytkownicy mogą przejrzeć historię wiadomości, aby sprawdzić, jakie tematy zostały już omówione. Ważną funkcjonalnością w pokojach jest otwieranie oddzielnych wątków, które potocznie są nazywane “rozmowami”. Dzięki temu w jednym pokoju można dyskutować na różne tematy.

Zarządzanie pokojami w Google Chat.

1. Tworzenie pokoju w Google Chat.

Aby utworzyć pokój w celu ułatwienia komunikacji z zespołem, należy w sekcję Szukaj osób, pokojów i botów” w lewym górnym rogu, a następnie wybieramy “Utwórz pokój”.

Google Chat - Utwórz pokój

Należy wpisać nazwę pokoju, opcjonalnie można wybrać ikonę oraz należy zdecydować, czy będziemy chcieli do niego zapraszać osoby spoza organizacji (Pamiętaj – tego ustawienia nie będziesz mógł/a później zmienić).

Google Chat - Tworzenie pokoju

2. Dodawanie osób w pokoju w Google Chat.

Następnie należy dodać osoby, które mają mieć dostęp do tego pokoju. Można to zrobić, klikając w niebieski przycisk, który pojawi się w środku pokoju lub kliknąć sekcję w górnym lewym rogu i wybrać “Dodaj osoby i boty”. Możesz ich dodać, korzystając z propozycji użytkowników, wpisują adres mailowy lub nazwę danej osoby.

Google Chat - Dodawanie osób

Wtedy zaproszeni użytkownicy dostaną zaproszenie mailowe. Przed dołączeniem mogą one zobaczyć zawartość pokoju, ale nie mogą uczestniczyć w spotkaniu. Dopiero kiedy przyjmą zaproszenie, mogą uczestniczyć w konwersacjach. 

Jeśli chcesz sprawdzić, czy ktoś zaprosił Cię do pokoju skorzystaj z opcji “Przeglądaj pokoje”.

Google Chat - Przeglądaj pokoje

3. Usuwanie osób i opuszczanie pokoju w Google Chat.

Aby to zrobić, należy wybrać pokój, kliknąć jego nazwę, a następnie “Wyświetl członków”. W nowym oknie po najechaniu na danego użytkownika kliknij ikonę z trzema kropkami, a następnie “Usuń z pokoju”. W ten sposób użytkownik utraci dostęp do pokoju oraz nie będzie miał wglądu do historii konwersacji. Należy pamiętać, że jeśli ktoś z członków grupy wspomni go za pomocą @, to ponownie zostanie on dodany do grupy i będzie mógł uczestniczyć w rozmowach.

Google Chat - Usuwanie osób z pokoju

Użytkownicy mogą również samodzielnie opuścić pokój, klikając w nazwę pokoju, a następnie “Wyjdź”. W tym momencie je będą już otrzymywać powiadomień z tego pokoju, ani nie będą mogli uczestniczyć w dyskusji, chyba że ponownie dołączą do pokoju.

Google Chat - Powiadomienia pokój

4. Wątki w pokojach w Google Chat.

Bardzo przydatną funkcją jest stosowanie tak zwanych “Wątków” w grupach. Dzięki temu unikamy chaosu i możemy omawiać kilka tematów w jednym pokoju. Wystarczy wejść w pokój i kliknąć “+ Nowy wątek w pokoju”.

Google Chat - Nowy wątek

Boty w Google Chat.

1. Czym są boty w Google Chat.

Boty to specjalnie zaprogramowane systemy, które mogą nam szybko udzielić konkretnych informacji, wykonać pewne działania lub możemy otrzymywać powiadomienia za ich pośrednictwem związane z daną aplikacją.

2. Dodawanie botów w Google Chat.

Boty można dodać:

  • Klikając + przy sekcji Boty, który znajduje się na samym dole w lewej kolumnie.
Google Chat - Dodatkowe botów
  • Klikając “Dodaj boty” lub “Dodaj osoby i boty” w czatach i pokojach.
Google Chat - Powiadomienia Czat
Google Chat - Powiadomienia Czat Grupowy
Google Chat - Powiadomienia pokój

Google Chat posiada około 100 integracji z różnymi systemami zewnętrznymi. Kilka z nich należy do Google. Do aplikacji z G Suite możemy zaliczyć bot np. Meet i Google Drive. Jak już znajdziesz bot, który Cię interesuje wystarczy kliknąć “Dodaj”.

Google Chat - Popularne boty

3. Usuwanie botów w Google Chat.

W sekcji Boty wybierz bota, którego chcesz usunąć, kliknij Więcej”, a następnie “Usuń”. Jeśli jest on dodany w czacie lub pokoju należy kliknąć “Wyświetl członków”, wybierz “Więcej” i kliknij “Usuń”

4. Interakcje z botami w Google Chat.

Jak już dodasz bota, to możesz rozpocząć z nim interakcje. Aby sprawdzić, jakie polecenia możesz mu zlecić, należy wpisać: @nazwa_bota help

Z każdym botem można wykonać inne interakcje. Poniżej masz przykłady poleceń do dwóch botów: Asana i Meet.

Google Chat - Bot Asana
Google Chat - Bot Meet

Ciekawostki na temat Google Chat.

1. Skróty klawiszowe w Google Chat.

Aby sprawniej poruszać się po Google Chat, warto poznać skróty klawiszowe, które przyspieszają wykonywanie pewnych akcji:

  • Po panelach w Google Chat można przemieszczać się za pomocą strzałek, ESC oraz Enter.
  • Można wysyłać wiadomości, wpisując Ctrl + P lub ⌘ + P.
  • Twórz i znajduj pokoje za pomocą Ctrl + O lub ⌘ + O.
  • Jeśli chcesz rozpocząć nową rozmowę lub wątek w pokoju naciśnij Ctrl + S lub ⌘ + S.

2. Dodawanie formatowania do wiadomości w Google Chat.

Bardzo mało osób zdaje sobie sprawę, że można formatować tekst w Google Chat za pomocą dodania specjalnych znaków przed oraz po wyrazie, który chcemy wyróżnić.

  • Pogrubienie tekstu (*) np. *poniedziałek*
  • Kursywa (_) np. _wtorek_
  • Przekreślenie tekstu (~) np. ~środa~
  • Utworzenie wielowierszowego blok kodu („`) – potrójny grawis powinien pojawić się na początku i na końcu tekstu, który ma być blokiem kodu.
Google Chat - Formatowanie tekstu

3. Stosowanie webhooków w Google Chat.

Aby dowiedzieć się więcej na temat webhooków, polecamy zapoznać się z tą stroną:
https://developers.google.com/hangouts/chat/how-tos/webhooks

Jak widać, Google Chat posiada wiele funkcjonalności, które są bardzo przydatne jeśli pracujesz w zespole. Może on usprawnić całą komunikację oraz zwiększyć efektywność całego zespołu. Dodatkowo umożliwia on swobodną konwersację z osobami spoza organizacji, co jest bardzo przydatne jeśli korzystamy np. z outsourcingu firmy zewnętrznej lub musimy coś ustalić z naszym klientem. Jeśli macie jakieś pytania dotyczące Google Chat to zapraszamy do zadawania pytań! 🙂

Szukaj

Kategorie

Newsletter

Zapisz Się Na Newsletter i Odbierz E-booka!

Zapisując się na newsletter, co tydzień otrzymasz od nas wiadomości, w jaki sposób możesz usprawnić swój biznes dzięki G Suite!

Najnowsze wpisy

12 Powodów, Dla Których Warto Zacząć Pracę Na G Suite

12 Powodów, Dla Których Warto Zacząć Pracę Na G Suite

Czas czytania artykułu ok. 5 min 30 sek.1. Dlaczego warto korzystać z rozwiązań chmurowych? 2. Dlaczego w smartBusiness korzystamy z G-Suite? - Czym jest G-Suite? - Co zawiera G-Suite? - Dlaczego warto korzystać z Gmaila dla firm? - Jak my wykorzystujemy G-Suite w...

15 Funkcji, Jak Efektywniej Korzystać z Gmaila

15 Funkcji, Jak Efektywniej Korzystać z Gmaila

Czas czytania artykułu ok. 5 min 30 sek.1. Dlaczego warto uporządkować swoją skrzynkę mailingową? 2. Jakie błędy popełniają użytkownicy, korzystając ze skrzynek mailingowych? 3. Na jakie pytania warto sobie odpowiedzieć przed organizacją skrzynki mailingowej? 4. Od...

Pobierz Bezpłatnie
E-booka!

Dowiedz się, w jaki sposób możesz zautomatyzować swój biznes, wdrażając konkretne rozwiązania do swojej firmy!

Ebook: 14 Kroków Do Biznesu Na Autopilocie [smartBusiness]

Zobacz nasze inne artykuły