10 kroków do eksperckiego organizowania wideokonferencji z Google Meet

Czas czytania artykułu ok. 3 min 10 sek.

Spotkanie online stały się normą w wielu firmach. Coraz więcej osób zaczyna pracować zdalnie, a część przedsiębiorstw realizuje projekty biznesowe z partnerami na odległość. Niestety, aby skorzystać z większości takich programów, trzeba zakładać oddzielne konta i proces dodawania użytkowników do spotkania jest długi i nieefektywny. Aby zapobiec takim sytuacjom, powstał Google Meet, który eliminuje wiele niedogodności związanych z wideokonferencją.

Korzyści ze stosowania Google Meet.

Jak wszystkie aplikacje w pakiecie G Suite, Google Meet jest niezwykle prosty i funkcjonalny. Już po kilku minutach użytkownik jest w stanie szybko stworzyć wideo spotkanie ze swoim zespołem. Z łatwością można dodawać osoby do wideokonferencji zarówno z organizacji jak i spoza niej. Nie muszą oni nawet zakładać konta. Wystarczy im podać link spotkania, żeby mogli do niego dołączyć. To bardzo ułatwia współpracę np. z klientami lub partnerami biznesowymi.

Dodatkowo Google Meet posiada szereg funkcjonalności, dzięki którym spotkania online będą jeszcze bardziej efektywne. Podczas spotkań można używać czatu, udostępniać ekran oraz prezentacje, nagrywać spotkania i dowolnie zmieniać układ ekranu.

Google Meet posiada oczywiście wersję mobilną, dzięki czemu można skorzystać z niego z dowolnego urządzenia, które ma dostęp do internetu. Ciekawą funkcjonalnością jest również organizowanie transmisji na żywo, w których może uczestniczyć nawet 100 tysięcy użytkowników.

Tworzenie spotkań w Google Meet i dołączanie do nich.

Ze względu na ścisłą integrację z aplikacjami G Suite ikonę Google Meet można napotkać w wielu miejscach. Dzięki temu można szybko zaplanować lub dołączyć do spotkania w różnych aplikacjach. Można to zrobić np.

• Bezpośrednio ze strony Google Meet. Należy kliknąć: + Rozpocznij spotkanie lub dołącz do spotkania, a następnie wpisać kod istniejącego już spotkania lub nazwę nowego (ewentualnie może pozostać puste). W tym panelu widzimy dodatkowo, czy dzisiaj zostaliśmy zaproszeni jeszcze na inne wideokonferencje.

• Wybierając Google Meet pośród aplikacji Google. Zostaniemy przeniesieni na stronę Google Meet.

• Za pośrednictwem Gmaila. 

– Jeśli klikniemy “Dołącz do spotkania” będzie trzeba podać kod wideokonferencji.

– Jeśli wybierzemy “Rozpocznij spotkanie” zobaczy kartę ekranu, na którym można kliknąć: “Dołącz”.

W oknie znajduje się dodatkowo: 

• Uniwersalny link: meet.google.com/KodDoSpotkania, który można wkleić do przeglądarki.
• Numer telefonu spotkania – do spotkania możesz dołączyć przez telefon tylko wtedy, gdy jego organizatorem jest użytkownik G Suite. 
• Kod PIN – który należy wpisać na stronie Google Meet.
  Po kliknięciu “Dołącz” zostaniesz poproszony/a o wpisanie adresów mailowych osób, które mają uczestniczyć w spotkaniu. Następnie oni otrzymają zaproszenie w mailu.

• Podczas tworzenia wydarzenia w Kalendarzu Google.

Zaproszone osoby otrzymają zaproszenie mailowe na wydarzenie, w którym będzie dodatkowo możliwość dołączenia do niego za pomocą Google Meet. Można również wejść na stronę Google Meet i tam pojawią się spotkanie, do których możemy dołączyć w danym dniu.

• W Google Chat. Wystarczy kliknąć ostatnią ikonę w polu, w którym piszemy wiadomość. Następnie wysyłam zaproszenia, a po kliknięciu zostaniemy przełączeniu do okna, w którym można dołączyć do spotkania.

Funkcjonalności Google Meet.

W takim spotkaniu może uczestniczyć do 250 użytkowników. Cała obsługa spotkania jest bardzo intuicyjna i niezwykle prosta. Poniżej znajduje się zdjęcie z podstawowymi opcjami. 

1. Dodawanie i usuwanie osób ze spotkania w Google Meet.

Jeśli chcesz dodać osoby do spotkania, wystarczy, że klikniesz przycisk w prawym górnym rogu, wtedy zobaczysz szczegóły spotkania. Następnie wystarczy kliknąć + Dodaj osoby. Wpisujesz nazwę użytkownika lub jego adres mailowy i wysyłasz zaproszenie. Dana osoba otrzyma powiadomienie mailowe. Jeśli chcesz usunąć jakiegoś użytkownika ze spotkania, należy na niego kliknąć, a następnie ikonę – (“Usuń ze spotkania”).

2. Zmiana układu w Google Meet.

W prawym dolnym rogu ekranu kliknij “Więcej”, a następnie “Zmień układ” i wybierz taki jaki Tobie odpowiada. Wyróżniamy cztery typy układu:

• Automatycznie – zezwala Google Meet sam wybiera układ.
• Sąsiadująco — pokazuje maksymalnie 16 osób, gdy nikt nie prowadzi prezentacji. Natomiast jeśli ona występuje, to jest wyświetlana na dużym obrazku, z najbardziej aktywnymi uczestnikami z boku. 
• Wyróżnienie – okno wypełnia aktualnie aktywny rozmówca, prezentacja, zrzut ekranu lub przypięty kanał wideo. 
• Pasek boczny – wyświetlany jest aktywny mówca lub prezentacja. Dodatkowo widać z boku pozostałych uczestników.

Aby wyróżnić jednego uczestnika, należy na jego miniaturze kliknąć “Przypnij”. Wtedy niezależnie od układu będziesz widział danego uczestnika.

3. Czat w Google Meet.

Jeśli chcesz poinformować o czymś użytkowników lub wysłać im jakiś link to wystarczy kliknąć “Czat”, który znajduje się w prawym górnym rogu.

4. Prezentacje i udostępnianie ekranu w Google Meet.

W Google Meet możesz udostępnić uczestnikom cały obszar swojego ekranu albo wybrane okno, aby pokazać im dokument, prezentację, arkusz kalkulacyjny lub inny element. Do przeprowadzania prezentacji oczywiście warto skorzystać z Prezentacji Google.

Aby to zrobić, wystarczy w dolnym prawym rogu kliknąć “Zaprezentuj teraz”. Możesz wybrać cały Twój ekran, okno lub kartę Chrome. Jeśli wybierzesz ostatnią opcję, to domyślnie udostępniany jest dźwięk z tej karty. Aby wyświetlić inną kartę, musisz na dole ekranu  kliknąć “Zmień źródło”.

Aby cofnąć udostępnianie ekranu, wystarczy kliknąć “Przestań udostępniać ekran” lub “Zatrzymaj prezentację”.

5. Nagrywanie ekranu w Google Meet.

Warto również skorzystać z funkcji nagrywania wideokonferencji. Dzięki temu osoby, które nie uczestniczyły w spotkaniu, mogą mieć do niego wgląd. Przydaje się to również podczas prowadzenia szkoleń lub wyjaśnianiu ważnych zagadnień dla członków organizacji. Spotkania mogą nagrywać organizatorzy lub osoby, które znajdują się w tej samej organizacji.

Aby rozpocząć nagrywanie, wystarczy kliknąć “Więcej” w dolnym prawym rogu, a następnie “Nagraj spotkanie”. W tym samym miejscu możesz je przerwać klikając “Zatrzymaj nagrywanie” lub zatrzyma się ono automatycznie w momencie kiedy uczestnicy opuszczą spotkanie.

Na nagraniu spotkania w Google Meet widać aktywnego mówcę i wszystkie prezentowane treści. Inne okna, powiadomienia i przypięci uczestnicy nie będą uwzględniani na nagraniu.

Nagrania zostaną zapisane w folderze “Meet Recordings” na Dysku Google organizatora. Może to zająć od kilku do kilkudziesięciu minut w zależności od długości nagrania. Osoba, która rozpoczęła nagrywanie, i organizator spotkania otrzymają e-maila z linkiem do nagrania. Oczywiście później można udostępnić nagranie wybranym osobą m.in. poprzez wysłanie linku do nagrania. Dodatkowo link zostanie dodany do wydarzenia w Kalendarzu.

6. Transmitowanie na żywo w Google Meet.

Warto skorzystać z transmisji na żywo kiedy chcesz dotrzeć do szerokiego grona odbiorców niż tylko do 250 osób, jak jest w przypadku tradycyjnego spotkania w Google Meet. Dzięki transmisji na żywo może Cię oglądać do 100 tysięcy użytkowników. Spotkania na żywo również można nagrywać.

Takie spotkanie można utworzyć na dwa sposoby:

• Bezpośrednio przez Google Meet. Aby to zrobić, wejdź na stronę Google Meet. Dodaj spotkanie, a następnie oknie wybierz “Więcej opcji” na ekranie, a następnie “Dodaj transmisję na żywo dla odbiorców z tej samej domeny.”, a na końcu “Dołącz”. Jak jesteśmy wewnątrz spotkania klikamy w prawym dolnym rogu “Więcej opcji” i zaznaczamy “Rozpocznij transmisję”.

Kiedy ujrzymy w lewym górnym rogu napis “Na żywo” to znaczy, że transmisja się rozpoczęła. Aby ją zakończyć, należy kliknąć “Więcej” w prawym dolnym roku i przycisnąć “Zatrzymaj transmisję”.

• Poprzez Kalendarz Google. Należy stworzyć nowe spotkanie, następnie kliknąć “Dodaj rozmowę wideo w Google Meet”, wtedy możemy rozwiązać “Pokaż szczegóły wideo rozmowy”, a na końcu klikamy “Dodaj transmisję na żywo”. W ten sposób generujemy link do transmisji. Resztę czynności wykonujemy tak jak powyżej.

Dodawanie osób do transmisji na żywo:

W trakcie transmisji wyróżnia dwa typy uczestników:

• Aktywni uczestnicy – widzisz listę osób, która się zalogowała, możesz z nimi rozmawiać oraz pisać tak jak w tradycyjnym spotkaniu na Google Meet.
• Obserwatorzy – nie możesz nawiązać z nimi żadnej interakcji. Widzą oni jedynie prezentowane przez Ciebie treści, ale nie mogą wysyłać żadnych wiadomości.

Jeśli chcesz zaprosić tak zwanych „Aktywnych uczestników”, to robisz to w tradycyjny sposób, jak w przypadku normalnego spotkania w Google Meet np. wysyłasz im link do spotkania: meet.google.com/ResztaLinku

Link dla tzw. Obserwatorów wygląda nico inaczej i prezentuje się następująco: stream.meet.google.com/stream/KodDoTransmisjiNaŻywo

7. Ustawienia obrazu i dźwięku w Google Meet.

Po wejściu na stronę Google Meet, kliknij w zębatkę, po czym pojawi się okienko, w którym możesz skonfigurować swój dźwięk i obraz. Możesz to zrobić również w późniejszych etapach klikając “Więcej”, a następnie “Ustawienia”.

8. Sposoby korzystania z Google Meet.

Spotkanie Google Meet są najczęściej organizowane przy pomocy przeglądarki internetowej (zalecana Chrome). Oczywiście można również skorzystać z Google Meet pobierając aplikację mobilną na iPhone/iPad lub Androida.

9. Zaawansowane ustawienia Google Meet.

Zachęcamy również do zapoznania się z zaawansowanymi ustawieniami w Google Meet, dzięki którym możemy mieć pełną kontrolę. Jeśli nie widzisz jakiejś opcji, opisywanej przez nas powyżej to warto sprawdzić, czy w panelu administracyjnym masz ją włączoną, czy wyłączoną.

10. Skróty klawiszowe w Google Meet.

Warto również zapoznać się ze skrótami klawiszowymi, które usprawnią poruszanie się po Google Meet.

Jak widzisz organizowanie wideo spotkań za pomocą Google Meet jest bardzo proste i przyjemne. Dodatkowo z łatwością można na nie zaprosić osoby z zewnątrz, a nawet zorganizować transmisję dla kilkudziesięciu tysięcy użytkowników. Jeśli interesują Cię jeszcze jakieś zagadnienia odnośnie Google Meet to pisz śmiało w komentarzu!